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Weihnachtsmarkt mit Umzug organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt mit Umzug braucht zwei Abläufe, die genau zusammenpassen: den Markt und die Strecke des Umzugs. Lege zuerst Datum, Ort und Route fest, beantrage anschließend Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen und bestätige danach Stände, Helfer und Teilnehmer. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, letzte Anweisungen und vorbereitete Getränke. Diese Checkliste umfasst 72 Aufgaben und 65 benötigte Gegenstände – vom Marktstand bis zum Suppenkessel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Eventgenehmigung beantragen

  • Umzugsroute ausarbeiten

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Marktstände ansprechen

    2 Personen

  • Stände und Verkaufsflächen bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Umzugsteilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Versicherung prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Anweisungen an die Stände senden

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Umzugsmaterialien überprüfen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    4 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Cateringstand einrichten

    4 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Aufstellungsort für den Umzug einrichten

    3 Personen

Event

  • Umzugsteilnehmer empfangen

    3 Personen

  • Umzugsfahrzeuge kontrollieren

    2 Personen

  • Marktstandbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Kassen und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Markt eröffnen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Umzugsroute absperren

    6 Personen

  • Publikum entlang der Route begleiten

    6 Personen

  • Aufstellung für den Umzug

    4 Personen

  • Umzug begleiten

    8 Personen

  • Umzug auflösen

    3 Personen

  • Route wieder freigeben

    4 Personen

  • Marktstandbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung bedienen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    3 Personen

  • Markt abschließen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Helfer zum Ausladen anweisen

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Verkehrsmaterialien entfernen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände sortieren

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Lieferanten abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 14
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • Weihnachtsbaumständer

Geschirr

  • GläserAnz. 180
  • TassenAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 150
  • ServierplattenAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • SuppenkesselAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ThermosflaschenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • GirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 12
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 20
  • StandschilderAnz. 14
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 14
  • LED-LaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 48
  • LichtspotsAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 8

Umzug

  • WarnwestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 12
  • HandfahnenAnz. 30
  • Megafon
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • RoutenpläneAnz. 30
  • LeuchtarmbänderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 3
  • Reinigungs-CaddysAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Umzugsroute und Genehmigungen. Verkehrsmaßnahmen und eine gesperrte Strecke lassen sich kurzfristig oft nicht mehr zuverlässig organisieren.
  • Plane für jeden Marktstand eine feste Fläche und kläre Strombedarf, Aufbauzeit und Verkaufsangebot spätestens 2 Wochen vor dem Termin. So vermeidest du am Aufbautag fehlende Anschlüsse oder doppelt belegte Flächen.
  • Teile die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und benenne je eine verantwortliche Person für Markt, Umzug und Stromversorgung. Ohne feste Zuständigkeiten bleiben beim Abbau häufig Kabel, Geschirr oder Verkehrsschilder liegen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Partyzelte, warme Getränke in Thermokannen und ausreichend Verlängerungskabel sollten dann bereits vor Ort oder eindeutig zugeordnet sein.
  • Kühle Getränke und bereite Snacks nicht erst zum Einlass vor: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzliche Tassen, Gläser und Serviergeschirr für den Umzug ein. Die letzten Anweisungen an Stände und Teilnehmer verschickst du spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Umzug anmelden?
Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Veranstaltungs- und Verkehrsgenehmigungen. Für größere Umzugsrouten oder notwendige Straßensperren solltest du eher 3 Monate Vorlauf einplanen.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Umzug?
Du brauchst unter anderem Marktstände, Partyzelte, Tische, Stühle, Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermokannen, Suppenkessel und Kühlboxen. Für den Umzug kommen Lautsprecher, Mikrofon, geprüfte Umzugsmaterialien sowie Verkehrsschilder und Verlängerungskabel hinzu.
Wann soll die Umzugsroute feststehen?
Die Route sollte spätestens 8 Wochen vorher festgelegt sein, damit Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen beantragt werden können. Eine letzte Begehung der Strecke und des Veranstaltungsorts gehört in die Woche vor dem Weihnachtsmarkt.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Umzug?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Markt, eine für den Umzug und eine für Strom und Aufbau ein. Bei mehreren Ständen ist zusätzlich pro Stand mindestens eine betreuende Person während der Öffnungszeit sinnvoll; teile die Einsätze in 2- bis 3-stündige Schichten.

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