Zo organiseer je een kerstmarkt met optocht

Begin met de datum, locatie en optochtroute; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna de evenementenvergunning en verkeersmaatregelen voordat je marktkramers, deelnemers en bezoekers uitnodigt. Werk met een duidelijke planning voor registratie, vrijwilligers en reserveringen. In de laatste week controleer je het weer, stuur je kramers instructies en test je stroom, geluid en warmhoudapparatuur. Op de dag zelf bouw je eerst de markt en route veilig op, voordat je dranken koelt en hapjes klaarmaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Evenementvergunning aanvragen
3
Optochtroute uitwerken
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Marktkramers benaderen
2 personen
6
Kramers en verkoopplekken bevestigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Evenement online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Optochtdeelnemers registreren
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Verzekering controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Kramers laatste instructies sturen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Optochtmaterialen controleren
2 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Verkeersborden plaatsen
4 personen
24
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Verlichting ophangen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Kerstboom versieren
3 personen
31
Cateringkraam inrichten
4 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Optochtverzamelpunt inrichten
3 personen

Event

37
Optochtdeelnemers ontvangen
3 personen
38
Optochtvoertuigen controleren
2 personen
39
Marktkramers ontvangen
3 personen
40
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Markt openen
2 personen
43
Warme dranken serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Optochtroute afzetten
6 personen
48
Publiek langs route begeleiden
6 personen
49
Optocht opstellen
4 personen
50
Optocht begeleiden
8 personen
51
Optocht ontbinden
3 personen
52
Route weer vrijgeven
4 personen
53
Marktkramers ondersteunen
2 personen
54
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
55
Voorraad controleren
2 personen
56
Laatste drankronde serveren
3 personen
57
Markt afsluiten
2 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kramers laten uitladen
3 personen
60
Etenswaren veilig opbergen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Tenten en kramen afbreken
6 personen
65
Verlichting verwijderen
3 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen sorteren
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Leveranciers afrekenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kerstboomstandaard

Servies

Glazenaantal 180
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Soeplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Accuschroefmachinesaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Scharenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Guirlandesaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Kraambordjesaantal 14
Routepijlenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 14
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48
Lichtspotsaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Optocht

Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 12
Handvlaggenaantal 30
Megafoon
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Routeplattegrondenaantal 30
Lichtgevende armbandenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Schoonmaakcaddiesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de optochtroute uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar verkeersborden nodig zijn. Zo kun je verkeersmaatregelen aanvragen op basis van een concreet parcours.
Bevestig marktkramers schriftelijk met hun verkoopplek, opbouwtijd en laatste instructies. Houd een plattegrond bij met een nummer voor elke kraam, zodat de opbouw niet stilvalt door vragen op het laatste moment.
Maak één registratiebestand voor bezoekers, optochtdeelnemers, dieetwensen en vrijwilligers. Plan per taak minimaal één verantwoordelijke en zorg bij de optocht voor extra begeleiding bij begin, einde en drukke oversteekpunten.
Test stroomvoorziening vóór de opbouw: controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudkannen afzonderlijk. Leg kabels buiten looproutes en houd een reserveoplossing achter de hand voor warme dranken.
Plan de laatste controle op de ochtend zelf: weersverwachting, locatie, verkeersborden, tenten, kramen, optochtmaterialen en geluidsinstallatie. Zet warme dranken pas kort voor opening klaar en gebruik koelboxen voor wat gekoeld moet blijven.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstmarkt met optocht aanvragen?: Vraag de evenementenvergunning zo vroeg mogelijk aan; houd bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. Een optocht met route en verkeersmaatregelen vraagt vaak meer afstemming dan alleen een markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met optocht?: Plan minimaal één coördinator, twee mensen voor opbouw en afbouw, één aanspreekpunt voor de kramers en begeleiding op meerdere punten langs de route. Bij een grotere optocht verdubbel je de bezetting op drukke kruisingen.
Wanneer bevestig ik de marktkramers?: Bevestig kramers uiterlijk 2 tot 3 weken voor het evenement, met standplaats, opbouwtijd, stroomafspraken en contactnummer. Stuur 2 tot 3 dagen vooraf nog één korte laatste instructie.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kerstmarkt met optocht?: Reken voor een kleine markt minimaal 3 uur opbouwtijd, exclusief verkeersmaatregelen. Tenten, marktkramen, stroom, verlichting en geluidsapparatuur moeten eerst veilig staan en getest zijn voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.