Zo organiseer je een kerstmarkt met levende kerststal

Begin minstens enkele maanden vooraf met de datum, openingstijden en locatie. Daarna regel je vergunningen, kramen en tenten, en leg je de levende kerststal met dieren vast voordat de agenda’s vol zitten. Werk vervolgens de terreinindeling, stroomvoorziening, veiligheid en vrijwilligersbezetting uit. In de laatste week controleer je het weer, test je betalingen en zet je alle materialen en verantwoordelijkheden per onderdeel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
3
Vergunningen en meldingen indienen
4
Kramen en tenten reserveren
5
Kerststal en dieren reserveren
6
Leveranciers voor markt benaderen
2 personen
7
Marktdeelnemers bevestigen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online evenement publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Route en parkeerinformatie publiceren
13
Vrijwilligers voor marktkramen inplannen
2 personen
14
Vrijwilligers voor bar inplannen
2 personen
15
Dierenverzorgers inplannen
16
EHBO- en calamiteitenplan maken
2 personen
17
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
18
Programma en optredens vastleggen
2 personen
19
Kerstliederen en muziek selecteren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
22
Betaalterminals testen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
26
Partytenten en kramen controleren
3 personen
27
Dierenverblijven voorbereiden
3 personen
28
Voorraad en kassamateriaal klaarzetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Warme dranken voorbereiden
2 personen
31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Marktkramen opstellen
6 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Kerststal inrichten
4 personen
36
Hekken rond kerststal plaatsen
3 personen
37
Verlichting ophangen
4 personen
38
Kabels veilig afplakken
2 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
41
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
42
Servies en uitgiftepunt klaarzetten
3 personen
43
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren en vullen
2 personen
45
Dieren laten wennen aan verblijf
2 personen
46
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

47
Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Kassa bedienen
2 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Kerststal toezicht houden
2 personen
56
Dieren water en voer geven
2 personen
57
Dieren rustpauzes geven
2 personen
58
Kerstverhaal presenteren
3 personen
59
Kerstliederen begeleiden
3 personen
60
Lichtjesronde begeleiden
4 personen
61
Marktkramen afsluiten
3 personen
62
Dieren naar rustverblijf brengen
3 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Voedsel veilig opbergen
2 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Verlichting uitschakelen
2 personen
70
Decoratie afnemen
4 personen
71
Tenten en kramen afbreken
6 personen
72
Meubilair terugbrengen
4 personen
73
Kerststal afbreken
4 personen
74
Materiaal schoon en droog opbergen
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad verwerken
2 personen
77
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kerststalhekwerkaantal 8
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Haspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Soeppannenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Ovenwantenaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kunstkersttakkenaantal 30
Stoffen tafellopersaantal 18
Strobalenaantal 12
Houten kribbe

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlantaarnsaantal 20
Batterijlichtjesaantal 30
Kabelmattenaantal 10

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Dierenverzorging

Drinkbakkenaantal 4
Voerbakkenaantal 4
Hooinettenaantal 3
Wateremmersaantal 4
Dierentransportboxenaantal 3
Houten scheppenaantal 2
Rubberen laarzenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Communicatie

Walkietalkiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 20
Kerstmarktbewegwijzeringaantal 20
Prijslijstenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kerststal en dieren vroeg en wijs per dienst vaste dierenverzorgers aan. Plan minimaal twee mensen tegelijk rond de stal, zodat toezicht en pauzes geregeld zijn.
Maak de terreinindeling voordat je kramen bestelt. Houd de route naar de kerststal vrij en leg stroompunten, kabelroutes, EHBO en een calamiteitenuitgang vast voordat tenten en tafels worden geplaatst.
Test betaalterminals, kassa’s en wisselgeld uiterlijk één week vooraf. Neem daarnaast contant geld mee en wijs per verkooppunt één verantwoordelijke aan voor de afrekening.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: marktkramen, bar, dierenzorg en opbouw vragen verschillende bezetting. Geef iedereen vooraf een korte briefing met starttijd, verzamelpunt en telefoonnummer van de coördinator.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor opening. Controleer dan ook tenten, verlichting, handlampen, haspels en verlengkabels, zodat je bij donkerte of regen niet op ontbrekend materiaal uitkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstmarkt met levende kerststal organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste maand de datum, locatie, vergunningen en de reservering van de kerststal met dieren; daarna volgen deelnemers, leveranciers en vrijwilligers.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een kerstmarkt met dieren?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en omvang van de markt. Neem minimaal 8 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen, meldingen en dierenwelzijnseisen gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met levende kerststal?: Plan per gelijktijdige dienst minimaal 2 dierenverzorgers, 2 mensen voor de bar en per marktkraam minstens 1 verantwoordelijke. Voeg voor opbouw, EHBO en calamiteiten een aparte coördinator toe.
Wanneer moet ik stroom en kabels voor de kerstmarkt controleren?: Bepaal de stroompunten en kabelroute uiterlijk 2 weken vooraf en test alle apparatuur in de laatste week. Controleer op de opbouwdag opnieuw haspels, verlengkabels, stekkerdozen, geluidsapparatuur en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.