Organiser un marché de Noël avec une crèche vivante

Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants ou de réserver les animaux. L’organisation repose ensuite sur trois volets à mener en parallèle : les autorisations et la sécurité, les stands et les fournisseurs, puis l’accueil du public et la crèche vivante. Prévoyez aussi un plan précis pour l’électricité, les bénévoles, les paiements et la météo. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la monnaie et la surveillance des animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Déposer les autorisations et déclarations
4
Réserver les stands et les tentes
5
Réserver la crèche et les animaux
6
Contacter les fournisseurs pour le marché
2 personnes
7
Confirmer les participants au marché
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l'événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier les informations sur l’itinéraire et le stationnement
13
Planifier des bénévoles pour les stands du marché
2 personnes
14
Planifier les bénévoles pour le bar
2 personnes
15
Planifier les soigneurs animaliers
16
Établir le plan de premiers secours et d’urgence
2 personnes
17
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
18
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
19
Sélectionner les chants de Noël et la musique
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
22
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les décorations de Noël
2 personnes
26
Vérifier les tentes de fête et les stands
3 personnes
27
Préparer les enclos des animaux
3 personnes
28
Préparer les stocks et le matériel de caisse
2 personnes
29
Préparer les en-cas
4 personnes
30
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
31
Dégager le site
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les stands du marché
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Aménager la crèche
4 personnes
36
Installer des barrières autour de la crèche
3 personnes
37
Installer l'éclairage
4 personnes
38
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
39
Suspendre la décoration
4 personnes
40
Brancher l'installation de musique
2 personnes
41
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
42
Préparer la vaisselle et le point de distribution
3 personnes
43
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
44
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
45
Laisser les animaux s'habituer au logement
2 personnes
46
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les participants du marché
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Tenir la caisse
2 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Surveiller la crèche
2 personnes
56
Donner de l’eau et de la nourriture aux animaux
2 personnes
57
Accorder des pauses aux animaux
2 personnes
58
Présenter le récit de Noël
3 personnes
59
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
60
Animer la ronde des lumières
4 personnes
61
Fermer les stands du marché
3 personnes
62
Amener les animaux au reposoir
3 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le site
5 personnes
69
Éteindre l’éclairage
2 personnes
70
Retirer la décoration
4 personnes
71
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
72
Ramener le mobilier
4 personnes
73
Démonter la crèche
4 personnes
74
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Traiter les stocks restants
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Barrière de la crècheqté 8
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Enceintesqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Rallongesqté 8
Enrouleursqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Casseroles à soupeqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de Noël artificiellesqté 30
Chemins de table en tissuqté 18
Balles de pailleqté 12
Mangeoire en bois

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 20
Lumières à batterieqté 30
Passe-câblesqté 10

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Soins aux animaux

Bacs à boissonsqté 4
Gamellesqté 4
Filets à foinqté 3
Seaux d'eauqté 4
Caisses de transport pour animauxqté 3
Pelles en boisqté 2
Bottes en caoutchoucqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Balaisqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Signalisation du marché de Noëlqté 20
Listes de prixqté 20

Catering

Courses

Conseils

Déposez les autorisations et déclarations plusieurs semaines avant l’ouverture, puis gardez les justificatifs avec le plan du site. Vérifiez aussi les règles applicables à l’accueil des animaux et au branchement électrique.
Dessinez le terrain avant de réserver les tentes : prévoyez les circulations, une zone séparée et sécurisée pour la crèche, l’accès des secours et un chemin de câbles qui ne traverse pas les passages.
Confirmez les exposants au moins 10 jours avant l’événement et demandez leurs besoins en alimentation, tables et emplacement. Cela évite de découvrir la veille qu’un stand nécessite une prise dédiée ou davantage d’espace.
Construisez les plannings par créneaux de 2 à 3 heures pour les stands, le bar et les soigneurs animaliers. La crèche ne doit jamais dépendre d’un seul bénévole, surtout pendant les spectacles et les périodes d’affluence.
Faites un test complet des terminaux de paiement, des caisses, des enceintes, des microphones et des machines à café la veille. Préparez la monnaie, les rallonges, les lampes de poche et une solution de secours avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec crèche vivante ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les tentes et les animaux, de confirmer les exposants et de construire les plannings de bénévoles.
Quand réserver les animaux pour une crèche vivante ?: Réservez-les au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les horaires, les conditions d’accueil, la clôture, la surveillance et le plan prévu en cas de mauvais temps 10 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 2 personnes par créneau pour le bar, 1 référent par zone de stands et 2 soigneurs affectés aux animaux. Organisez des relais toutes les 2 à 3 heures pour couvrir les pauses et les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez la météo, le montage des tentes et des stands, les barrières de la crèche, les câbles, les paiements et le programme. Faites également l’inventaire des gobelets, tasses, assiettes, couverts, thermos et denrées avant la fermeture du site.

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