Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Vereinsmarkt: Neben Ständen, Verpflegung und Musik müssen Tiere, Betreuung und Sicherheitswege geplant werden. Beginne mit Termin, Geländeaufteilung und Genehmigungen, bevor du Anbieter oder Zelte verbindlich buchst. Danach folgen Krippe, Marktteilnehmer, Helfer, Strom, Programm und Einladungen in dieser Reihenfolge. Die letzten Tage gehören der Wetterprüfung, dem Einkauf, dem Aufbauplan und einer kurzen Kontrolle aller Zahlungs- und Notfallabläufe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen einreichen
4
Stände und Zelte reservieren
5
Krippe und Tiere reservieren
6
Anbieter für den Markt ansprechen
2 Personen
7
Marktteilnehmer bestätigen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Event veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Route- und Parkinformationen veröffentlichen
13
Freiwillige für Marktstände einplanen
2 Personen
14
Freiwillige für die Bar einplanen
2 Personen
15
Tierpfleger einplanen
16
Erste-Hilfe- und Notfallplan erstellen
2 Personen
17
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
18
Programm und Auftritte festlegen
2 Personen
19
Weihnachtslieder und Musik auswählen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
22
Bezahlterminals testen
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
26
Partyzelte und Stände kontrollieren
3 Personen
27
Tiergehege vorbereiten
3 Personen
28
Vorrat und Kassenmaterial bereitstellen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
4 Personen
30
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Marktstände aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Krippe einrichten
4 Personen
36
Zäune um die Krippe aufstellen
3 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
38
Kabel sicher abkleben
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Musikanlage anschließen
2 Personen
41
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
42
Geschirr und Ausgabestelle aufstellen
3 Personen
43
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
44
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
45
Tiere an die Unterbringung gewöhnen
2 Personen
46
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

47
Marktteilnehmer empfangen
3 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Kasse bedienen
2 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Krippe beaufsichtigen
2 Personen
56
Tiere mit Wasser und Futter versorgen
2 Personen
57
Tieren Ruhepausen geben
2 Personen
58
Weihnachtsgeschichte präsentieren
3 Personen
59
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
60
Lichterrunde begleiten
4 Personen
61
Marktstände schließen
3 Personen
62
Tiere ins Ruhequartier bringen
3 Personen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Gelände reinigen
5 Personen
69
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
70
Dekoration abnehmen
4 Personen
71
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
72
Möbel zurückbringen
4 Personen
73
Krippe abbauen
4 Personen
74
Material sauber und trocken lagern
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebene Bestände verarbeiten
2 Personen
77
Verlorene Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KrippenzaunAnz. 8
UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
SuppentöpfeAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
Künstliche TannenzweigeAnz. 30
Stoff-TischläuferAnz. 18
StrohballenAnz. 12
Holzkrippe

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 20
BatterielichterAnz. 30
KabelmattenAnz. 10

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Tierpflege

TränkenAnz. 4
FutternäpfeAnz. 4
HeunetzeAnz. 3
WassereimerAnz. 4
TiertransportboxenAnz. 3
HolzschaufelnAnz. 2
GummistiefelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 6
MüllgreiferAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Kommunikation

Walkie-TalkiesAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 20
Beschilderung für den WeihnachtsmarktAnz. 20
PreislisteAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst fest, wo Krippe, Stände, Bar und Besucherwege liegen. Plane für die Krippe einen klar abgegrenzten Bereich ein und halte Flucht- sowie Rettungswege durchgehend frei.
Reiche Genehmigungen und Meldungen früh ein, bevor du Tiere und Marktstände endgültig bestätigst. Kläre dabei auch, welche Vorgaben für Tierhaltung, Strom, Lebensmittel und Ausschank gelten.
Bestätige Helfer nicht nur für die Marktstände, sondern auch für Bar, Tierbetreuung und Erste Hilfe. Für jede Schicht sollte eine verantwortliche Person mit Namen, Telefonnummer und Übergabezeit feststehen.
Plane die Stromroute vor dem Aufbau und prüfe jedes Kabel, jede Kabelrolle und jeden Anschluss vor der Öffnung. Handlampen gehören an die Aufbau- und Abbaupunkte, besonders wenn der Markt am Abend endet.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide, was bei Regen, Wind oder Frost angepasst wird. Teste Kartenterminals und Kassen am Vortag und stelle Bargeld sowie Wechselgeld getrennt und sicher bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Zelte, Marktstände, Tiere und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vorher angefragt oder reserviert sein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens eine zuständige Person ein: für Marktstände, Bar, Tierbetreuung und Notfälle. Bei wechselnden Schichten brauchst du zusätzlich eine Übergabe von etwa 15 Minuten.
Wann sollte man Tiere für die lebende Krippe reservieren?: Kümmere dich mindestens 6 bis 8 Wochen vorher um die Tierreservierung. So bleibt Zeit, Haltungsbedingungen, Betreuung, Ruhezeiten und die Abgrenzung des Krippenbereichs zu klären.
Wann sollte man die Wettervorhersage für den Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe sie erstmals 72 Stunden vor dem Markt und verbindlich 48 Stunden vorher. Kontrolliere am Veranstaltungstag morgens noch einmal Wind, Niederschlag, Wege und die Sicherheit von Zelten und Kabeln.

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