Kerstmarkt met levende kerststal organiseren

Een kerstmarkt met levende kerststal vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je regelt tegelijk marktdeelnemers, dierenwelzijn, vergunningen, vrijwilligers, stroom en een veilige publieksroute. Begin met datum, locatie en meldingen, en werk daarna toe naar reserveringen, programma en praktische uitvoering. Controleer in de laatste week het weer, de boodschappen, het wisselgeld en de kerstdecoratie. Deze checklist helpt je de 77 taken in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Kramen en tenten reserveren
Kerststal en dieren reserveren
Leveranciers voor markt benaderen
2 personen
Marktdeelnemers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route en parkeerinformatie publiceren
Vrijwilligers voor marktkramen inplannen
2 personen
Vrijwilligers voor bar inplannen
2 personen
Dierenverzorgers inplannen
EHBO- en calamiteitenplan maken
2 personen
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
Programma en optredens vastleggen
2 personen
Kerstliederen en muziek selecteren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Betaalterminals testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Partytenten en kramen controleren
3 personen
Dierenverblijven voorbereiden
3 personen
Voorraad en kassamateriaal klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kerststal inrichten
4 personen
Hekken rond kerststal plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Servies en uitgiftepunt klaarzetten
3 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
Dieren laten wennen aan verblijf
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bedienen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kerststal toezicht houden
2 personen
Dieren water en voer geven
2 personen
Dieren rustpauzes geven
2 personen
Kerstverhaal presenteren
3 personen
Kerstliederen begeleiden
3 personen
Lichtjesronde begeleiden
4 personen
Marktkramen afsluiten
3 personen
Dieren naar rustverblijf brengen
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Decoratie afnemen
4 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Kerststal afbreken
4 personen
Materiaal schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad verwerken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kerststalhekwerkaantal 8
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Haspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Soeppannenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Ovenwantenaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kunstkersttakkenaantal 30
Stoffen tafellopersaantal 18
Strobalenaantal 12
Houten kribbe

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlantaarnsaantal 20
Batterijlichtjesaantal 30
Kabelmattenaantal 10

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Dierenverzorging

Drinkbakkenaantal 4
Voerbakkenaantal 4
Hooinettenaantal 3
Wateremmersaantal 4
Dierentransportboxenaantal 3
Houten scheppenaantal 2
Rubberen laarzenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Communicatie

Walkietalkiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 20
Kerstmarktbewegwijzeringaantal 20
Prijslijstenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Dien vergunningen en meldingen zo vroeg mogelijk in: plan hiervoor minimaal 8 weken voor de markt, omdat je daarna pas definitief met terreinindeling, kramen en openingstijden kunt werken.
Reserveer de levende kerststal en dieren niet op het laatste moment. Leg uiterlijk 6 weken vooraf vast welke dieren komen, wie ze verzorgt en waar het kerststalhekwerk staat.
Maak een aparte vrijwilligersplanning voor marktkramen, bar en dierenverzorging. Reken per dienst op minimaal 2 mensen bij de bar en plan dierenverzorgers voor de hele openingstijd plus opbouw en afbouw.
Teken de stroom- en kabelroute op de terreinplattegrond voordat je tenten en kramen plaatst. Test betaalterminals, geluidsboxen, microfoons, haspels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf op dezelfde aansluitingen.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en pas tenten, kleding, verlichting en looproutes aan. Zet boodschappen, wisselgeld, herbruikbare bekers en handlampen apart klaar, zodat ze niet verdwijnen tussen de decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met levende kerststal organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Regel dieren, kramen, marktdeelnemers en vrijwilligers bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor de opening.
Welke vergunning heb ik nodig voor een kerstmarkt met levende dieren?: Dat hangt af van je gemeente, locatie en de dieren. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag ook na welke meldingen of voorwaarden gelden voor dieren, voedsel, geluid en tijdelijke tenten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met levende kerststal?: Plan per dienst minimaal 2 vrijwilligers voor de bar, aparte bezetting voor de marktkramen en altijd een dierenverzorger bij de kerststal. Voeg daarnaast mensen toe voor opbouw, afbouw, EHBO en calamiteiten; het exacte aantal hangt af van terrein en bezoekersaantal.
Wanneer moet ik betalingen en wisselgeld regelen voor de kerstmarkt?: Regel contant geld en wisselgeld uiterlijk 2 dagen vooraf en test alle betaalterminals één dag voor de markt. Neem ook een reserveoplossing mee voor een storing, bijvoorbeeld een kassa en extra wisselgeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.