Cómo organizar un mercado navideño con belén viviente

Un mercado navideño con belén viviente combina puestos, animales, actuaciones y servicio de bar, así que conviene trabajar por bloques y cerrar primero lo que tiene fecha límite. Empieza por el recinto, los permisos y las reservas del belén; después confirma participantes, proveedores y voluntarios. En la última semana, comprueba pagos, electricidad, previsión meteorológica y emergencias. El día del evento, una persona debe coordinar el programa mientras otras controlan puestos, bar, animales y accesos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
3
Presentar permisos y notificaciones
4
Reservar puestos y carpas
5
Reservar el belén y los animales
6
Contactar a los proveedores para el mercado
2 personas
7
Confirmar participantes del mercado
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar evento en línea
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Publicar información sobre la ruta y el aparcamiento
13
Programar voluntarios para los puestos del mercado
2 personas
14
Planificar voluntarios para el bar
2 personas
15
Programar cuidadores de animales
16
Elaborar el plan de primeros auxilios y emergencias
2 personas
17
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
18
Registrar el programa y las actuaciones
2 personas
19
Seleccionar villancicos y música
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Preparar efectivo y cambio
2 personas
22
Probar los terminales de pago
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Hacer la compra
3 personas
25
Clasificar decoración navideña
2 personas
26
Comprobar carpas y puestos
3 personas
27
Preparar los recintos de los animales
3 personas
28
Preparar el inventario y el material de caja
2 personas
29
Preparar aperitivos
4 personas
30
Preparar bebidas calientes
2 personas
31
Despejar el recinto
4 personas
32
Montar las carpas
6 personas
33
Montar puestos de mercado
6 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Montar el belén
4 personas
36
Colocar vallas alrededor del belén
3 personas
37
Colgar la iluminación
4 personas
38
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
39
Colgar la decoración
4 personas
40
Conectar el equipo de música
2 personas
41
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
42
Preparar la vajilla y el punto de servicio
3 personas
43
Colocar carteles y señalización
2 personas
44
Revisar y rellenar los baños
2 personas
45
Acostumbrar a los animales al alojamiento
2 personas
46
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

47
Recibir a los participantes del mercado
3 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Operar la caja
2 personas
50
Servir bebidas calientes
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Vigilar el belén
2 personas
56
Dar agua y pienso a los animales
2 personas
57
Dar a los animales pausas de descanso
2 personas
58
Presentar la historia de Navidad
3 personas
59
Acompañar villancicos
3 personas
60
Guiar la ronda de luces
4 personas
61
Cerrar los puestos del mercado
3 personas
62
Llevar a los animales al recinto de descanso
3 personas
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar la caja
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Limpiar el recinto
5 personas
69
Apagar la iluminación
2 personas
70
Retirar la decoración
4 personas
71
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
72
Devolver el mobiliario
4 personas
73
Desmontar el belén
4 personas
74
Guardar el material limpio y seco
3 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Procesar el stock sobrante
2 personas
77
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Vallado del beléncant. 8
Biombo para vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Cables alargadorescant. 8
Carretescant. 4
Regletascant. 8
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Ollas para sopacant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras medidorascant. 4
Guantes de hornocant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Ramas de Navidad artificialescant. 30
Caminos de mesa de telacant. 18
Pacas de pajacant. 12
Pesebre de madera

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 20
Faroles LEDcant. 20
Luces de pilacant. 30
Alfombrillas para cablescant. 10

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Cuidado de animales

Cuencos de aguacant. 4
Cuencos para comidacant. 4
Redes para henocant. 3
Cubos de aguacant. 4
Transportines para animalescant. 3
Palas de maderacant. 2
Botas de gomacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Escobascant. 6
Recogedores de basuracant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Cepillos para fregarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 20
Señalización del mercado navideñocant. 20
Listas de precioscant. 20

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha, el horario y la distribución antes de anunciar nada. Dibuja por dónde entrará el público, dónde irán las carpas y puestos, y separa el belén con vallado, dejando libres los accesos de emergencia.
Presenta los permisos y notificaciones con varias semanas de margen, según los plazos de tu municipio. No esperes a tener cerrado el programa: el uso del espacio, la instalación de carpas y la presencia de animales pueden requerir trámites distintos.
Reserva pronto el belén, los animales, las carpas y los puestos. Confirma por escrito horarios de llegada, necesidades de espacio, alimentación y quién se encargará de los animales durante cada franja.
Cierra los turnos de voluntariado al menos 7 días antes. Prevé personas distintas para los puestos, el bar, los cuidadores de animales, los pagos y las emergencias; un voluntario no puede atender bien dos zonas a la vez.
Haz una prueba técnica y de cobros el día anterior. Comprueba terminales de pago, cajas, cambio, altavoces, micrófonos, cables y regletas; además, revisa la previsión meteorológica y decide con antelación qué equipo debe protegerse o trasladarse.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con belén viviente?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, las carpas, los puestos, el belén y los animales deben quedar encaminados primero; deja la compra y la decoración para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los voluntarios del mercado y del bar?: Cierra los turnos al menos 7 días antes y envía el horario definitivo 2 o 3 días antes. Así puedes cubrir ausencias y evitar que el bar o los puestos se queden sin atención durante el programa.
¿Qué hay que preparar para los animales del belén viviente?: Reserva una zona delimitada y segura, con acceso controlado y una persona responsable por turno. Confirma con el proveedor las condiciones de transporte, cuidado y permanencia al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo se debe probar la electricidad y los terminales de pago?: Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida 60 minutos antes de abrir. Revisa recorrido de cables, carretes, regletas, cajas, terminales y una alternativa de cobro si falla la conexión.

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