Zo organiseer je een kerstmarkt met kinderactiviteiten

Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je leveranciers, kramen en kinderactiviteiten vast. Werk vervolgens de plattegrond, aanmeldingen en vrijwilligersindeling uit. Plan op de laatste dag vooral de praktische controles: leveringstijden, boodschappen, materialen, decoratie en koude dranken. Met een afgedrukt draaiboek en duidelijke routebordjes weten bezoekers, vrijwilligers en leveranciers waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Reserveringen maken
4
Leveranciers bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kinderactiviteiten vastleggen
2 personen
9
Kraamindeling uitwerken
2 personen
10
Plattegrond afdrukken
11
Vrijwilligers indelen
12
Draaiboek afdrukken
13
Leveringstijden bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Materialen inventariseren
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Kinderknutselwerk voorbereiden
3 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Kerstdecoratie controleren
2 personen
21
Koelboxen reinigen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Verse producten ophalen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Kerstmuziek testen
2 personen
26
Locatie schoon opleveren
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Kramen plaatsen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Kinderhoek inrichten
3 personen
33
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
34
Glühwein voorbereiden
2 personen
35
Warme chocolademelk maken
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
43
Ingang gereedmaken
2 personen

Event

44
Kramen openen
6 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Kinderknutselen begeleiden
3 personen
47
Voorlezen begeleiden
48
Kerstspel begeleiden
2 personen
49
Kerstman ontvangen
2 personen
50
Fotoactiviteit begeleiden
2 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Warme dranken serveren
3 personen
53
Koude dranken serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Knutselmaterialen aanvullen
2 personen
57
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Licht en kabels controleren
61
Laatste verkoopronde aankondigen
62
Kramen sluiten
6 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Voedsel veilig opbergen
3 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Tenten en kramen afbreken
4 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Afval afvoeren
3 personen
72
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
73
Geleende spullen sorteren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kassatafelsaantal 2
Kleedkamerscherm
Kindertafelsaantal 4
Kinderstoelenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 2
Glühweinverwarmeraantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 20

Apparatuur

Mobiele pinautomatenaantal 2
Kassakistenaantal 2
Mobiele telefoonladersaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kersttafelkledenaantal 14
Kerstfigurenaantal 10
Kerstmanstoel
Naambordjesaantal 30
Routebordjesaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 80
Wasbare verfaantal 12
Verfkwastenaantal 40
Knutselpapieraantal 500
Kleurplatenaantal 250
Schortenaantal 20
Kinderschaaraantal 20
Lijmsticksaantal 40
Glitteraantal 12
Kerststickersaantal 300
Houten kerstfigurenaantal 150
Kleurplatenbord
Voorleesboekenaantal 8
Spelmaterialen
Fotoframe
Schoenendozenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzetpaaltjesaantal 12
Kabelgotenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig reserveringen en leveranciers uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag meteen naar leveringstijden, zodat marktkramen, partytenten, tafels en keukenapparatuur niet tegelijk met bezoekers aankomen.
Maak de kraamindeling op schaal en druk minstens 2 exemplaren van de plattegrond af: één voor de organisatie en één voor de vrijwilligers. Houd de kinderactiviteiten zichtbaar, maar niet direct naast warme apparatuur zoals soepketels of een glühweinverwarmer.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Tel daarna servies, herbruikbare bekers, kinderstoelen en ingrediënten opnieuw; juist kleine aantallen zoals theelepels en serveertangen worden vaak vergeten.
Plan per activiteit minimaal 1 vaste begeleider en wijs daarnaast iemand aan voor ontvangst en routevragen. Bereid knutselmateriaal de dag ervoor voor, zodat vrijwilligers tijdens de markt niet hoeven te knippen, sorteren of zoeken.
Doe houdbare boodschappen 2 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf. Zet dranken minimaal 3 uur voor opening koud en test koffiezetapparaten, waterkokers en kerstmuziek voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kinderactiviteiten organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leg kinderactiviteiten, leveranciers en marktkramen uiterlijk 4 weken vooraf vast. De laatste week gebruik je voor aanmeldingen, dieetwensen en het draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt met kinderactiviteiten?: Reken op minimaal 1 begeleider per kinderactiviteit, plus 1 persoon voor ontvangst en 1 coördinator. Bij drie activiteiten zijn dat dus minstens 5 mensen tegelijk. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan wissels van ongeveer 2 uur.
Wanneer moet je de boodschappen en verse producten regelen?: Controleer de boodschappenlijst 3 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen uiterlijk 2 dagen voor de markt. Haal verse producten op de dag zelf op, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor opening. Zet gekoelde dranken minstens 3 uur vooraf koud.
Wat moet er in het draaiboek van een kerstmarkt staan?: Neem minimaal openingstijden, contactpersonen, leveringstijden, de kraamindeling, kinderactiviteiten en de vrijwilligersroosters op. Voeg ook een plattegrond en noodcontacten toe. Druk het draaiboek uiterlijk 1 dag vooraf af en leg 2 exemplaren klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.