Kerstmarkt met Kerstman organiseren: complete checklist
Een kerstmarkt met Kerstman vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Leg eerst locatie, datum, tijden, vergunningen en kraamhouders vast; regel daarna de bezoekerscommunicatie en praktische bezetting. In de laatste week draait alles om bevestigingen, boodschappen, materialen en het weer. Op de dag zelf bouw je partytenten, marktkramen en zitplekken op voordat bezoekers arriveren, met een aparte plek voor de Kerstman en de kerstboom.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Datum en tijden vastleggen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Kerstman reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Kraamhouders bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Polsbandjes klaarleggen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Event
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stands inrichten
6 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Aanwijzingsborden plaatsen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Warme chocolademelk maken
2 personen
Soep en punch opwarmen
2 personen
Kerstman omkleden
Kerstmanplek inrichten
2 personen
Kassa en betaalpunt klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kerstman begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Kerstman uitchecken
Nazorg
Versiering afhalen
4 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Stoelen en materialen opruimen
4 personen
Servies reinigen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 8
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Kerstmanstoel
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Warmwaterketelsaantal 3
- Soepketelsaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Draagbare speaker
- Kassa
- Pinapparaat
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- Buitenlampenaantal 6
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstboomversiering
- Kerstguirlandesaantal 8
- Kerstmanpak
- Kerstmanbaard
- Fotodoek
- Tafelkledenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 30
- Aanwijzingsbordenaantal 10
- Kerstcadeautjesaantal 120
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handdesinfectiestationsaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 2
- EHBO-koffers
- Antislipmattenaantal 6
Organisatie
- Contantgeldkistje
- Naamstickersaantal 100
- Polsbandjesaantal 150
- Klembordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader kraamhouders ruim vóór je uitnodigingen verstuurt en vraag uiterlijk één week vooraf om een definitieve bevestiging. Zo kun je de kraamindeling maken zonder lege plekken of dubbele producten.
- Plan de Kerstman niet alleen in het programma, maar reserveer ook een Kerstmanstoel en een duidelijke plek op de plattegrond. Houd voor foto’s en ontmoetingen minimaal twee uur beschikbaar als je veel bezoekers verwacht.
- Controleer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, warmwaterketels, lichtsnoeren en buitenlampen aansluit. Leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar en test alle apparatuur vóór de opening.
- Verzamel dieetwensen en aantallen uiterlijk vijf dagen vooraf. Gebruik die informatie bij de boodschappen voor hapjes en warme dranken, en zet serveerschalen, tangen en opscheplepels per uitgiftepunt klaar.
- Plan de opbouw met een ruime veiligheidsmarge: controleer het terrein eerst, bouw daarna partytenten en kramen op en plaats vervolgens tafels, stoelen, kerstboom en verlichting. Reken bij een middelgrote markt op minimaal twee uur opbouwtijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een kerstmarkt met Kerstman organiseren?
- Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer dan de locatie, controleer vergunningen, leg datum en tijden vast en benader kraamhouders en de Kerstman.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt op te bouwen?
- Plan minimaal twee uur voor de opbouw van partytenten, marktkramen, tafels, stoelen, verlichting en decoratie. Voeg extra tijd toe als stroom of terrein nog gecontroleerd moet worden.
- Wanneer moet ik kraamhouders voor een kerstmarkt bevestigen?
- Vraag een definitieve bevestiging uiterlijk één week voor de markt. Dan kun je de kraamindeling, plattegrond en eventuele wijzigingen in vrijwilligers of materialen nog aanpassen.
- Wat moet ik regelen voor warme dranken op een kerstmarkt?
- Zet warmwaterketels, koffiezetapparaten, thermoskannen, herbruikbare mokken en schenk kannen klaar. Koel dranken vooraf en test alle elektrische apparatuur uiterlijk de dag vóór de markt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!