Checklist para organizar un mercado navideño con Papá Noel

Organizar un mercado navideño con Papá Noel requiere coordinar puestos, permisos, horarios y montaje sin dejar las compras para el último momento. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar hasta la revisión del recinto, incluyendo las carpas, el árbol, las bebidas calientes y la atención a los visitantes. También te ayuda a distribuir voluntarios, preparar las pulseras y tener listo el plano antes de abrir. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo lo que suele faltar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar permisos
Fijar la fecha y las horas
Contactar a los puestos
2 personas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Reservar a Papá Noel
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Fijar los portatarimas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plano
Preparar las pulseras
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands
6 personas
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Colocar carteles indicativos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar chocolate caliente
2 personas
Calentar sopa y punch
2 personas
Vestir a Papá Noel
Preparar el espacio de Papá Noel
2 personas
Preparar la caja registradora y el punto de pago
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Acompañar a Papá Noel
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de Papá Noel

Seguimiento

Retirar la decoración
4 personas
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
Recoger sillas y materiales
4 personas
Limpiar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Silla para Papá Noel
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Calentadores de aguacant. 3
Ollas para sopacant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavoz portátil
Caja registradora
Máquina de sellado

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de exteriorcant. 6

Decoración

Árbol de Navidad
Adornos de árbol de Navidad
Guirnaldas navideñascant. 8
Disfraz de Papá Noel
Barba de Papá Noel
Lienzo para fotos
Mantelescant. 12
Etiquetas de preciocant. 30
Carteles indicativoscant. 10
Regalos de Navidadcant. 120

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Puestos de desinfectante de manoscant. 4

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Organización

Cajita para efectivo
Pegatinas con nombrecant. 100
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, los permisos, la fecha y el horario antes de contactar con los puestos. Deja al menos 4 semanas para confirmar participantes y ajustar la distribución.
Reserva a Papá Noel con antelación y define sus turnos de fotos o visitas. Una silla exclusiva y un perchero cerca de la zona de recepción evitan esperas y desorden.
Prepara el plano de los puestos antes de fijar los portatramas y asignar voluntarios. Imprime varias copias: una para el equipo de montaje, otra para recepción y otra de reserva.
Haz la compra después de comprobar las preferencias dietéticas y calcula las bebidas por tramo horario. Enfría las bebidas el día anterior y deja los termos, calentadores de agua y ollas preparados antes de montar.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a inspeccionar el recinto el mismo día. Monta primero las carpas y las luces exteriores, y comprueba cables, regletas y recorridos antes de colocar mesas, sillas y puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con Papá Noel?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con los puestos y contratar a Papá Noel. La semana anterior deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas, las compras y el plano.
¿Cuándo se montan las carpas y los puestos del mercado navideño?: Haz el montaje el mismo día con varias horas de margen antes de abrir. Coloca primero las carpas y las conexiones eléctricas; después instala mesas, sillas, puestos, decoración y la zona de Papá Noel.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Como base, asigna al menos 1 voluntario para recepción y pulseras, 1 para coordinar los puestos, 1 para la zona de Papá Noel y 1 para bebidas y aperitivos. Añade relevos si el mercado dura más de 3 horas.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Prepara los aperitivos y revisa los materiales el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas con al menos 12 horas de antelación y enciende los calentadores de agua y prepara las ollas antes de que lleguen los visitantes.

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