Zo organiseer je een kerstmarkt met kerstkoor

Een kerstmarkt met kerstkoor vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna naar verkoop, koorrepertoire en het optredenschema toe. Regel stroom, geluid en overkapping vroeg, want die worden vaak te laat gecontroleerd. In de laatste week draait het vooral om aanmeldingen, dieetwensen, voorraad, bewegwijzering en een duidelijke vrijwilligersindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Kerstkoor vastleggen
4
Marktverkoop bespreken
2 personen
5
Kraamindeling maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen maken
11
Koorrepertoire afstemmen
2 personen
12
Optredenschema opstellen
2 personen
13
Kramen en materialen reserveren
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Weersverwachting volgen
16
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
17
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
18
Kerstdecoratie controleren
2 personen
19
Voorraadlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelproducten ophalen
2 personen
22
Kerstverlichting testen
2 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Kraamhouders informeren
25
Locatie afzetten
3 personen
26
Marktkramen opbouwen
6 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
29
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
30
Licht aansluiten
3 personen
31
Kerstversiering ophangen
4 personen
32
Podiumzone inrichten
3 personen
33
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
34
Koor microfoons testen
3 personen
35
Kerstkoor ontvangen
2 personen
36
Kraamhouders ontvangen
3 personen
37
Verkoopkramen inrichten
8 personen
38
Catering voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Betaalpunten inrichten
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

44
Opening bezoekersgebied
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Kerstmuziek afspelen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Warme dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Kramen ondersteunen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
2 personen
53
Eerste kooroptreden begeleiden
3 personen
54
Tweede kooroptreden begeleiden
3 personen
55
Derde kooroptreden begeleiden
3 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste verkoop aankondigen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kramen sluiten
8 personen
60
Catering opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Verlichting uitschakelen
2 personen
65
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
66
Marktkramen afbouwen
6 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Materialen tellen
2 personen
69
Koelmaterialen legen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verwerken
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kraamplankenaantal 24
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Geluidset
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 14
Gouden lintaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 10
Stoepkrijtaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Soeppannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoboxenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handschoenenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het koor en het optredenschema uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Plan per optreden 20 tot 30 minuten en houd minstens 10 minuten vrij voor wisselen, aankondigingen en publieksbeweging.
Maak de kraamindeling voordat je marktkramen en partytenten reserveert. Houd per kraam ongeveer 2 meter werkruimte aan en plaats verkoopkramen niet voor stroompunten, vluchtroutes of de ingang.
Controleer stroom en geluid minimaal 2 weken vooraf op locatie. Tel het benodigde vermogen van lichtsnoeren, ledlampen en geluidsapparatuur bij elkaar op en leg kabels alleen afgedekt met kabelmatten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dit uiterlijk 7 dagen voor de markt. Geef kraamhouders daarna de indeling, aanrijtijd, beschikbare stroompunten en regels voor opbouw door.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en bepaal 48 uur voor de start wat er verandert. Controleer dan partytenten, extra verlichting, warme zitplaatsen, locatieafzetting en de bezetting van vrijwilligers opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstkoor organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, vergunningen, het kerstkoor en de marktverkoop; reserveer daarna kramen, tenten, geluid en verlichting.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor optredens van een kerstkoor?: Plan per optreden 20 tot 30 minuten en minimaal 10 minuten tussen twee optredens. Zet het definitieve schema uiterlijk 2 weken vooraf op papier, inclusief microfoons, aankondigingen en pauzes.
Wanneer moet ik de stroom en geluidsapparatuur controleren?: Controleer de stroompunten en test de geluidset, microfoons en muziekspeler 14 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een korte test en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig onder kabelmatten.
Wanneer moet ik dieetwensen en reserveringen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de markt. Maak uiterlijk 3 dagen vooraf de reserveringen en controleer bij het ophalen van koelproducten of de aantallen kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.