Einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtschor organisieren
Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtschor braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, bevor du Chormitglieder, Standbetreiber und Helfer fest einplanst. Danach folgen Standaufteilung, Anmeldungen, Repertoire und Technik. Plane außerdem einen kurzen Aufbau- und Testlauf ein: Strom, Tonanlage, Beleuchtung und Beschilderung verursachen am Veranstaltungstag sonst unnötige Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 3
Weihnachtschor buchen
- 4
Marktverkauf besprechen
2 Personen
- 5
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Veranstaltung online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Chorrepertoire abstimmen
2 Personen
- 12
Auftrittsplan erstellen
2 Personen
- 13
Stände und Materialien reservieren
- 14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 15
Wettervorhersage verfolgen
- 16
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 17
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 18
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
- 19
Bestandsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 22
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
- 23
Tonanlage testen
2 Personen
- 24
Standbetreiber informieren
- 25
Ort absperren
3 Personen
- 26
Marktstände aufbauen
6 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Standtücher befestigen
3 Personen
- 29
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 30
Licht anschließen
3 Personen
- 31
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
- 32
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 33
Tonanlage aufstellen
3 Personen
- 34
Chormikrofone testen
3 Personen
- 35
Weihnachtschor empfangen
2 Personen
- 36
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 37
Verkaufsstände einrichten
8 Personen
- 38
Catering vorbereiten
4 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 43
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 44
Besucherbereich öffnen
2 Personen
- 45
Besucher empfangen
3 Personen
- 46
Weihnachtsmusik abspielen
- 47
Snacks servieren
4 Personen
- 48
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Stände unterstützen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 53
Ersten Chorauftritt begleiten
3 Personen
- 54
Zweiten Chorauftritt begleiten
3 Personen
- 55
Dritten Chorauftritt begleiten
3 Personen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Letzten Verkauf ankündigen
- 58
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Stände schließen
8 Personen
- 60
Catering aufräumen
4 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Gelände reinigen
4 Personen
- 64
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 65
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 66
Marktstände abbauen
6 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Materialien zählen
2 Personen
- 69
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 72
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 12
- MessethekenAnz. 24
- TischdeckenAnz. 14
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Soundsystem
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 20
- LaternenAnz. 10
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 10
- KunstschneeAnz. 6
- TischdekorationenAnz. 14
- Goldenes BandAnz. 6
- WeihnachtsfigurenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- KreideAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 10
- SuppenkellenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- ThermokannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- SuppentöpfeAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ThermoboxenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- HandschuheAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- SpülbürstenAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- MülleimerAnz. 10
- Besen und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt, ob Meldungen, Genehmigungen oder eine Absperrung nötig sind. Ohne diese Klärung solltest du keine Einladungen verschicken.
- Buche den Weihnachtschor früh und stimme 3 bis 5 Wochen vor dem Termin Repertoire, Auftrittsdauer und Mikrofonbedarf ab. Ein Auftrittsplan verhindert, dass Chor und Marktverkauf gleichzeitig dieselbe Fläche oder Technik benötigen.
- Erstelle die Standaufteilung mit festen Positionen für Marktstände, Tische und Sitzgelegenheiten. Markiere Wege, Stromanschlüsse und den Chorbereich spätestens eine Woche vorher auf einem einfachen Lageplan.
- Teste Soundsystem, Mikrofone, Mischpult, Musikplayer und Weihnachtsbeleuchtung am Vortag. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und prüfe Batterien, weil fehlende Stromversorgung oder dunkle Wege erst vor Ort auffallen.
- Teile Helfer in Schichten für Aufbau, Verkauf, Einlass und Abbau ein und verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Termin täglich. Plane bei Kälte oder Regen zusätzlich Zelte, trockene Lagerflächen und eine schnelle Lösung für nasse Dekoration ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtschor planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Chor, Standbetreiber und wichtige Ausstattung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man den Weihnachtschor buchen?
- Buche den Chor idealerweise 6 bis 10 Wochen vorher, besonders wenn der Auftritt an einem bestimmten Adventswochenende stattfinden soll. Repertoire und Technikbedarf klärst du 3 bis 5 Wochen vorher.
- Wie viele Helfer braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens 1 Person für die Organisation, 2 bis 4 Helfer für Aufbau und Abbau sowie pro Verkaufsstand mindestens 1 feste Ansprechperson ein. Für Einlass, Wege und Technik brauchst du während des Programms zusätzlich 2 bis 3 Personen.
- Wann soll man die Technik für den Weihnachtschor testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Stromanschlüsse und Kabelwege. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor dem Auftritt.
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