Organiser un marché de Noël avec une chorale

Un marché de Noël avec chorale demande de coordonner deux événements au même endroit : les ventes sur les stands et les prestations musicales. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis fixez le nombre d’exposants et le programme de la chorale. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les câbles, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie ou de froid, surtout pour les stands et le matériel sonore.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Organiser la chorale de Noël
4
Discuter des ventes au marché
2 personnes
5
Établir la répartition des stands
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Adapter le répertoire du chœur
2 personnes
12
Établir le programme des spectacles
2 personnes
13
Réserver les stands et le matériel
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Suivre les prévisions météo
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Préparer la signalétique
2 personnes
18
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
19
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Tester les lumières de Noël
2 personnes
23
Tester le matériel sonore
2 personnes
24
Informer les exposants
25
Balisage du site
3 personnes
26
Monter les stands de marché
6 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Fixer les tentures de stand
3 personnes
29
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
30
Brancher l’éclairage
3 personnes
31
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
32
Aménager la zone de scène
3 personnes
33
Installer l’équipement sonore
3 personnes
34
Tester les micros du chœur
3 personnes
35
Accueillir la chorale de Noël
2 personnes
36
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
37
Aménager les stands de vente
8 personnes
38
Préparer le service traiteur
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager les points de paiement
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

44
Ouverture de l'espace visiteurs
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Diffuser de la musique de Noël
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Soutenir les stands
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Accompagner la première prestation du chœur
3 personnes
54
Encadrer la deuxième prestation de la chorale
3 personnes
55
Accompagner la troisième prestation du chœur
3 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Annoncer la dernière vente
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Fermer les stands
8 personnes
60
Ranger le service traiteur
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Éteindre l’éclairage
2 personnes
65
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
66
Démonter les stands du marché
6 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Compter le matériel
2 personnes
69
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Traiter les objets trouvés
72
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Planches de standqté 24
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Neige artificielleqté 6
Décorations de tableqté 14
Ruban doréqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Panneaux de signalisationqté 10
Craie de trottoirqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Casseroles à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Thermoboxesqté 4
Glacièresqté 4
Gantsqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le déroulé de la journée : installation, ouverture des stands, passages de la chorale et rangement. Prévoyez au moins 30 minutes entre deux prestations pour les déplacements, les réglages du son et les retards.
Demandez aux exposants leurs besoins précis avant de répartir les stands : table, tente, alimentation électrique ou portant à vêtements. Faites un plan numéroté et envoyez-le plusieurs jours avant l’événement.
Testez le système de sonorisation, les microphones, la table de mixage et le lecteur audio sur place avant l’arrivée de la chorale. Comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles : un câble manquant peut bloquer toute une prestation.
Organisez les bénévoles par créneaux d’au moins deux heures, avec une personne dédiée à l’accueil, une au balisage et une au suivi des stands. Gardez deux personnes disponibles pour les imprévus et les changements de météo.
Vérifiez les lumières de Noël, les lampes LED, les lanternes et les piles avant le montage. Installez la signalétique et l’éclairage avant l’arrivée du public afin d’éviter les zones sombres autour des stands et des câbles.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël avec chorale ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu, les exposants et la chorale doivent être confirmés avant de publier le programme.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les stands, les tentes, les tables, la décoration, l’éclairage et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes de test avant l’ouverture au public.
Comment organiser la chorale pendant le marché de Noël ?: Fixez un programme avec des créneaux de 20 à 30 minutes et une pause d’au moins 30 minutes entre deux passages. Précisez à l’avance l’emplacement, les microphones, les branchements et la personne responsable du son.
Que prévoir en cas de mauvais temps pour un marché de Noël ?: Vérifiez les prévisions météo au moins 72 heures avant, puis faites un dernier contrôle le matin même. Préparez des tentes adaptées, protégez les branchements et définissez à l’avance si la chorale doit être déplacée ou annulée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.