Checklist voor een kerstmarkt met kerstdisco

Een kerstmarkt met kerstdisco vraagt om twee planningen tegelijk: een markt met kramen en een avondprogramma met muziek. Begin met datum, locatie, vergunningen en leveranciers; daarna volgen kraamhouders, aanmeldingen, drukwerk en de terreinindeling. Controleer ruim vooraf waar stroompunten en veiligheidsroutes komen, want kabels, verlichting en geluidsapparatuur worden vaak te laat getest. Op de dag zelf draait alles om een strakke opbouw, koude dranken, voorbereide hapjes en duidelijke taakverdeling onder vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Leveranciers reserveren
DJ en muziek regelen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraaminschrijvingen verwerken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kerstdecoratie inkopen
2 personen
Drukwerk laten maken
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Veiligheidsroute markeren
2 personen
Kraamhouders informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma en huisregels afdrukken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kramen en tafels opstellen
5 personen
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
Verkooppunten inrichten
5 personen
Bar en buffet inrichten
4 personen
Entree en informatiepunt inrichten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kerstdisco openen
2 personen
Kerstdisco begeleiden
2 personen
Verlichting en geluid bedienen
2 personen
Omroepen van programmaonderdelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Verkoop en bar afsluiten
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Kraamhouders laten afbouwen
4 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
4 personen
Meubilair afbouwen
5 personen
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kleedjes voor tafelsaantal 14
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtshowlampenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 15
Kerstmutsenaantal 50
Bannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Huisregelsbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Openersaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Pannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel marktkramen, partytenten, tafels en zitplaatsen nodig zijn. Houd daarbij ruimte vrij voor de dansvloer, de DJ, de veiligheidsroute en wachtrijen bij eet- en drankpunten.
Test de stroomvoorziening vóór de opbouw met actieve speakers, lichtsnoeren en LED-lampen. Gebruik kabelgoten of kabelbinders en leg verlengkabels niet los over looproutes.
Stuur kraamhouders vóór het evenement een praktische briefing met aankomsttijd, standplaats, laad- en losafspraken, huisregels en beschikbare stroom. Zo voorkom je telefoontjes tijdens de opbouw.
Maak het programma en de plattegrond uiterlijk op de laatste werkdag definitief en druk extra exemplaren af. Hang pijlborden en programmaposters op bij de entree, kramen en dansvloer.
Plan de opbouw in vaste blokken: eerst partytenten, kramen en tafels, daarna decoratie en verlichting, vervolgens techniek en voorraad. Zet dranken pas kort voor opening koud en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstdisco organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer DJ, kramen en partytenten zo vroeg mogelijk; drukwerk en uitnodigingen kunnen daarna volgen.
Wanneer regel ik de vergunning voor een kerstmarkt met kerstdisco?: Controleer de vergunning- en meldingsplicht direct na het vastleggen van locatie en datum, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Houd rekening met extra informatie over muziek, bezoekersstromen, tenten en veiligheid.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstdisco?: Plan minimaal één coördinator voor de hele dag, daarnaast aparte mensen voor opbouw, ontvangst, drank en toezicht. Voor een klein evenement is een basisbezetting van 6 tot 10 vrijwilligers praktisch; voeg mensen toe voor het aantal kramen en bezoekers.
Wanneer test ik de muziek en verlichting op de kerstmarkt?: Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoon en verlichting uiterlijk één dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer dan ook alle stekkerdozen, verlengkabels, kabelgoten en de stroomverdeling voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.