Organiser un marché de Noël avec soirée disco

Un marché de Noël suivi d’une soirée disco demande deux organisations en une : les stands, les exposants et la circulation d’un côté, la musique et la piste de danse de l’autre. Cette checklist regroupe les démarches, les réservations et l’installation dans l’ordre où les prévoir. Elle aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les branchements électriques, l’éclairage ou les informations à transmettre aux exposants. Gardez un temps dédié au contrôle du site avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Réserver les fournisseurs
Gérer le DJ et la musique
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions aux stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Acheter des décorations de Noël
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Créer le plan du site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Baliser l'itinéraire de sécurité
2 personnes
Informer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme et le règlement intérieur
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands et les tables
5 personnes
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
Aménager les points de vente
5 personnes
Installer le bar et le buffet
4 personnes
Aménager l’entrée et le point d’information
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Ouvrir la disco de Noël
2 personnes
Animer la disco de Noël
2 personnes
Gérer l’éclairage et le son
2 personnes
Annonce des différents éléments du programme
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Clôturer la vente et le bar
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 12
Nappes de tableqté 14
Chariots de transportqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Micro sans fil
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Projecteurs de light showqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décoration de tableqté 15
Bonnets de Noëlqté 50
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux du règlement intérieurqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verresqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Ouvre-bouteillesqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les déclarations, les fournisseurs et le DJ sont plus difficiles à obtenir une fois le calendrier rempli.
Fixez une date limite d’inscription des exposants 3 à 4 semaines avant le marché. Vous pourrez ensuite finaliser le plan des stands, les besoins électriques et la répartition des tables.
Prévoyez les branchements avant l’installation : comptez les rallonges, multiprises, goulottes et serre-câbles par zone, puis séparez les circuits de l’éclairage, de la sonorisation et des stands lorsque c’est possible.
Envoyez aux exposants le plan du site, le règlement intérieur et les horaires au moins 7 jours avant. Indiquez clairement l’accès pour le montage, l’emplacement des stands et les consignes de sécurité.
Gardez 2 à 3 heures pour le montage le jour même, puis contrôlez le site avant l’arrivée du public. Testez le micro sans fil, le lecteur audio, la table de mixage, les guirlandes et les projecteurs avant le début de la soirée disco.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec soirée disco ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver le DJ et les tentes, recruter les exposants puis préparer les supports d’information.
Quand faut-il contacter les exposants du marché de Noël ?: Commencez 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez les inscriptions définitives 3 à 4 semaines avant. Il restera ainsi assez de temps pour construire le plan des stands et transmettre les consignes.
Quand installer les stands et les décorations de Noël ?: Réservez au moins 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables et placer les décorations. Faites le contrôle du site et les essais techniques au minimum 60 minutes avant l’ouverture au public.
Quel matériel prévoir pour la soirée disco de Noël ?: Prévoyez une table de mixage, un lecteur audio, un micro sans fil, des rallonges, des multiprises et des protections de câbles. Testez chaque élément avant l’arrivée du public et gardez les câbles hors des zones de passage.

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