Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit anschließender Weihnachtsdisco braucht mehr als Stände, Lichterketten und Musik. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Lieferanten, bevor du Einladungen verschickst oder Standbetreiber einteilst. In der letzten Woche entscheidest du über Geländeplan, Strom, Sicherheitswege, Programm und Helferschichten. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein kontrollierter Aufbau, damit Markt und Disco pünktlich starten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Lieferanten reservieren
DJ und Musik organisieren
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standanmeldungen bearbeiten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Weihnachtsdekoration einkaufen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsroute markieren
2 Personen
Standbetreiber informieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm und Hausregeln drucken
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Materialien bereitstellen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Stände und Tische aufstellen
5 Personen
Stühle und Stehtische aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Verkaufsstände einrichten
5 Personen
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
Eingang und Informationspunkt einrichten
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Eingang und Information besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Weihnachtsdisco eröffnen
2 Personen
Weihnachtsdisco betreuen
2 Personen
Beleuchtung und Ton bedienen
2 Personen
Programmpunkte ansagen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Verkauf und Bar abschließen
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
4 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
4 Personen
Mobiliar abbauen
5 Personen
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen aufräumen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses Mikrofon
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8
Lichtshow-LampenAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischdekorationAnz. 15
WeihnachtsmützenAnz. 50
BannerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
HausordnungsschilderAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierbretterAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
PfannenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort spätestens 8 bis 12 Wochen vorher und kläre Genehmigungen sowie Meldungen, bevor du Lieferanten, DJ und Standbetreiber verbindlich reservierst.
Plane die Stromversorgung vor dem Aufbau: Zeichne Anschlüsse, Kabelkanäle und Sicherheitsrouten im Geländeplan ein und prüfe am Veranstaltungstag jede Verbindung, bevor Gäste eintreffen.
Bearbeite Standanmeldungen und Gästelisten fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher, damit Snacks und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
Teile Freiwillige in feste Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und gib ihnen Programm, Hausregeln, Geländeplan und Zuständigkeiten vor dem Einlass schriftlich mit.
Stelle für Aufbau und Kontrolle mindestens 3 Stunden vor Beginn ein Team bereit. Prüfe Partyzelte, Marktstände, Beleuchtung, Lautsprecher und Wegweiser, bevor Getränke kalt gestellt und Snacks ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, DJ, Lieferanten und Standbetreiber solltest du zuerst klären; Einladungen können danach verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Disco?: Plane pro Schicht mindestens 1 verantwortliche Person für den Einlass, 1 für Stände und Versorgung sowie 1 für Technik und Sicherheit ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzliche Helfer für jeweils 25 bis 30 Personen einteilen.
Wann sollte man Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks so spät wie möglich, aber mindestens 60 Minuten vor Beginn, vor. Ernährungswünsche sollten bereits 7 Tage vorher erfasst sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Weihnachtsdisco?: Plane mindestens 3 Stunden für Zelte, Stände, Tische, Dekoration, Beleuchtung und Technik ein. Eine zusätzliche halbe Stunde für Sicherheitskontrolle und Soundcheck verhindert Verzögerungen beim Start.

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