Checklist: kerstmarkt met kerstconcert organiseren

Een kerstmarkt met kerstconcert vraagt om twee planningen tegelijk: bezoekers moeten langs kramen en catering kunnen lopen, terwijl muzikanten rustig kunnen opbouwen en optreden. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en leveranciers vast. Daarna volgen programma, marktkramers, vrijwilligers, catering en technische controle. Op de dag zelf draait veel om een logische plattegrond, voldoende stroompunten en een korte opbouwroute. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je last-minute regelwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Kerstmarktstands reserveren
Muzikanten bevestigen
Cateringleveranciers reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Marktkramers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Plattegrond afdrukken
Menukaarten afdrukken
Naambordjes voorbereiden
2 personen
Betalingskassa testen
Contant wisselgeld halen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Stroomkabels veilig afwerken
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen

Event

Marktkramers ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Kerstliederen aankondigen
Kerstconcert uitvoeren
5 personen
Muzikanten begeleiden
Geluidsniveau controleren
Wensen en meldingen afhandelen
2 personen
Foto's van het evenement maken
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Marktkramers laten afbouwen
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en kramen afbreken
5 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glühweinbekersaantal 100
Sapglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Menukaarthoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
Stroomhaspelsaantal 4
Betaalterminalaantal 2
Kassaaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Tangetjesaantal 8
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Moppenaantal 3
Bezemsaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de podiumzone niet tussen de marktkramen, maar geef muzikanten een eigen plek met vrije toegang, stroompunt en ruimte voor opbouw. Controleer de aansluiting voordat de kramen en tenten worden geplaatst.
Maak uiterlijk een week vooraf een definitieve plattegrond met kramen, buffettafels, statafels, stoelen, informatieborden en pijlborden. Zo weten vrijwilligers direct waar elk onderdeel hoort.
Test de betalingskassa vóór de markt en haal contant wisselgeld voordat de opbouw begint. Een kassa die pas bij de eerste verkoop wordt getest, zorgt snel voor een rij.
Zet glühwein, sap en andere dranken pas kort voor opening koud of warm klaar en gebruik thermoskannen voor het concertgedeelte. Verzamel dieetwensen vóór je hapjes en menukaarten definitief maakt.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en leg partytenten, lichtsnoeren, ledlampen en opbergboxen klaar vóór de opbouw. Druk plattegrond, menukaarten en naambordjes niet pas op locatie af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, muzikanten, kramen en cateringleveranciers. Verstuur uitnodigingen en registreer aanmeldingen zodra programma en locatie vaststaan.
Wanneer moet ik de muzikanten voor een kerstconcert boeken?: Bevestig muzikanten bij voorkeur 8 tot 10 weken vóór de kerstmarkt. Leg tegelijk optredenstijd, opbouwtijd, stroombehoefte en de exacte podiumzone vast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt op te bouwen?: Reken op minimaal 3 tot 4 uur voor tenten, marktkramen, tafels, stoelen, decoratie, verlichting en podiumzone. Plan daarna minstens 30 minuten voor de stroom-, kassa- en laatste veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór het evenement. Geef cateringleveranciers daarna het definitieve aantal en de benodigde aanpassingen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.