Checklist para organizar un mercado navideño con concierto
Un mercado navideño con concierto combina puestos, comida, bebidas y una actuación, así que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y los permisos; después confirma a músicos, comerciantes y proveedores. En la última semana tendrás que revisar electricidad, previsión meteorológica, pagos y preferencias dietéticas. El día del evento, el montaje de carpas, puestos y escenario debe estar terminado antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Reservar puestos para el mercado navideño
Confirmar músicos
Reservar proveedores de catering
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los comerciantes del mercado
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plano
Imprimir menús
Preparar los carteles con nombres
2 personas
Probar la caja de pagos
Conseguir cambio en efectivo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Anunciar villancicos
Realizar el concierto de Navidad
5 personas
Acompañar a los músicos
Comprobar el nivel de sonido
Gestionar solicitudes y avisos
2 personas
Hacer fotos del evento
Anunciar la última venta
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los puestos del mercado que desmonten
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración con seguridad
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar tiendas y puestos
5 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 8
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 80
- Taburetescant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenajecant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Tazas para vino calientecant. 100
- Vasos para zumocant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Manteles runnerscant. 12
- Figuras navideñascant. 10
- Portamenúscant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Farolescant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 20
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Atrilescant. 4
- Enrollacablescant. 4
- Terminal de pagocant. 2
- Caja registradoracant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 10
- Pinzascant. 8
- Termómetrocant. 2
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas para residuoscant. 3
- Cuboscant. 4
- Chistescant. 3
- Escobascant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra permisos, músicos, catering y puestos con varias semanas de margen. Sin estas confirmaciones no podrás fijar un programa fiable ni enviar invitaciones definitivas.
- Calcula la vajilla y las bebidas según el número de inscritos. Prepara tazas para vino caliente y café, vasos, platos y cubiertos, y deja las bebidas enfriándose antes de abrir.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, caja, apoyo a comerciantes, catering y escenario. Entrega el plano y los horarios para que sepan a quién avisar durante el evento.
- Comprueba los puntos de electricidad antes del montaje y prueba las guirnaldas de luces, lámparas LED y equipos del escenario. Lleva una solución prevista para cada zona que dependa de corriente.
- Haz una revisión final del tiempo y protege decoración, cajas y menús si el evento es exterior. Monta primero carpas y puestos, después mesas y sillas, y deja la zona del escenario lista antes de la prueba de sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño con concierto?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, confirmar músicos, catering y comerciantes. Deja la última semana para el programa definitivo, las inscripciones, la compra y la revisión del montaje.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los comerciantes y músicos?
- Confirma a los comerciantes y músicos entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes cerrar el programa, preparar el plano, imprimir los carteles y asignar correctamente los puestos y horarios.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño con concierto?
- Como referencia, asigna al menos 1 persona para recepción, 1 para caja, 1 para apoyar a los comerciantes, 2 para catering y 1 responsable del escenario. Con más de 50 asistentes, añade una persona de apoyo por cada 25-30 invitados.
- ¿Cuándo se debe montar el escenario y los puestos del mercado?
- Empieza el montaje entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Monta primero carpas y puestos, después mesas y sillas, y reserva al menos 60 minutos para probar la electricidad y el sonido del concierto.
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