Checklist pour organiser un marché de Noël avec concert

Un marché de Noël avec concert demande une coordination précise entre les stands, les musiciens, la restauration et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de confirmer les exposants et les prestataires. Le programme doit laisser le temps de monter les stands, d’installer la scène et de gérer les paiements. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’aux dernières vérifications le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les stands du marché de Noël
Confirmer les musiciens
Réserver les prestataires de traiteur
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants du marché
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le plan
Imprimer les menus
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la caisse de paiement
Retirer de la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Annoncer les chants de Noël
Interpréter le concert de Noël
5 personnes
Accompagner les musiciens
Vérifier le niveau sonore
Gérer les demandes et signalements
2 personnes
Prendre des photos de l’événement
Annoncer la dernière vente
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands du marché
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Tasses à vin chaudqté 100
Verres à jusqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Porte-menusqté 20
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds de microqté 4
Enrouleurs électriquesqté 4
Terminal de paiementqté 2
Caisseqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 10
Pincesqté 8
Thermomètreqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Balaisqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, les stands du marché et les prestataires plusieurs semaines à l’avance. Gardez une confirmation écrite pour les musiciens, le traiteur et chaque exposant.
Préparez le programme avec des horaires précis pour le concert, l’ouverture des stands et les temps de restauration. Envoyez-le aux exposants et aux bénévoles au moins 7 jours avant l’événement.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : stands, scène, restauration et caisse. Une répartition écrite des bénévoles évite les postes sans surveillance au moment de l’installation.
Vérifiez les points d’alimentation avant de louer ou d’installer les équipements électriques. Testez la caisse de paiement et retirez la monnaie au plus tard la veille.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, surtout si les tentes et les stands sont installés dehors. Imprimez le plan, les menus et les panneaux d’information avant le montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec concert ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les musiciens, les stands et les prestataires de restauration sont les éléments qui risquent le plus d’être complets ou retardés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour monter les tentes et les stands, installer les tables et les chaises, puis aménager la scène. Ajoutez une heure pour les branchements, la décoration, les menus et le test de la caisse.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez les exposants 2 à 3 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs besoins en alimentation électrique, leur mobilier et les éventuelles contraintes de présentation.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un concert de Noël ?: Prévoyez au minimum 1,5 verre ou tasse par invité pour chaque service, avec une réserve de 10 à 15 %. Ajoutez des tasses à vin chaud, des tasses à café, des verres à jus et des assiettes selon le menu annoncé.

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