Checklist voor een kerstmarkt met kerstcircus organiseren

Een kerstmarkt met kerstcircus vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de markt op het terrein en de circusvoorstelling met eigen publieksstromen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en circus vast; werk daarna de indeling, verkopers, artiesten en bezoekersinformatie uit. Denk vroeg aan stroom, verlichting, verwarming, wachtrijen en ontruiming. Met deze checklist houd je 78 taken en 84 benodigdheden op volgorde bij, zodat je niet in de laatste week nog kabels, polsbandjes of vrijwilligers moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum bevestigen
2 personen
Locatie en terrein vastleggen
2 personen
Circusvoorstelling reserveren
Marktverkopers benaderen
2 personen
Kerstartiesten boeken
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Ontruimingsroutes bepalen
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
Marktindeling vastleggen
2 personen
Circusindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media starten
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Kraamhouders bevestigen
Reserveringen vastleggen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie verspreiden
Routebordjes ontwerpen
Polsbandjes voorbereiden
2 personen
Kerstversiering controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Cateringmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Circustent laten opbouwen
6 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamindeling controleren
2 personen
Circuscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entreepost inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree en polsbandjes verzorgen
3 personen
Kerstmarkt begeleiden
3 personen
Circusbezoekers begeleiden
4 personen
Circusvoorstelling begeleiden
4 personen
Kerstmuziek verzorgen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afval inzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Eindomroep verzorgen
Marktkramen sluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Circustent laten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Servies en glaswerk reinigen
3 personen
Decoratiematerialen sorteren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Loungebankenaantal 8
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Kraamgewichtenaantal 24
Circusstoelenaantal 300
Entreetafelaantal 2
Afzethekkenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
LED-schijnwerpersaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20

Apparatuur

Circustent
Kassakoffersaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Wachtrijpaaltjesaantal 12
Handmegafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verkoopkassa'saantal 3
Brandblussersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32
EHBO-koffersaantal 2
Regentonnenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 250
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kersttafellopersaantal 20
Kerstfigurenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Prijshoudersaantal 30
Kerstmanpak
Fotowand
Routebordjesaantal 20
Parkeerbordjesaantal 12
Programmafoldersaantal 500
Plattegrondenaantal 500
Polsbandjesaantal 500
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 30
Prijskaartjesaantal 200
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Touwrollenaantal 6
Schaarsetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je kraamhouders bevestigt. Reserveer ruimte voor de circustent, circusstoelen, wachtrijpaaltjes, afzethekken en ontruimingsroutes; teken ook stroompunten en kabelmatten op de plattegrond.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering ruim vóór de promotie start. Neem in het veiligheidsplan ook de scheiding tussen marktbezoekers en circuspubliek, de handmegafoon en portofoons voor de organisatie op.
Plan de stroom als een aparte technische ronde. Tel per zone de LED-schijnwerpers, lichtslingers, koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar voordat de opbouw begint.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bestel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers. Controleer daarnaast of je genoeg koelboxen, warmhoudbakken, koffiekopjes en verkoopkassa's hebt; tekorten vallen pas op als de markt al open is.
Maak voor vrijwilligers een rooster met aparte rollen voor entree, circus, markt, parkeren en veiligheid. Deel parkeerinformatie, routebordjes en polsbandjes vooraf uit en plan een korte briefing vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstcircus organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, circusvoorstelling, vergunningen en verzekering. Benader marktverkopers en kerstartiesten daarna zo snel mogelijk, omdat hun beschikbaarheid de indeling bepaalt.
Wanneer moet ik de vergunning voor een kerstmarkt met circus aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en opzet bekend zijn, meestal minimaal 8 tot 12 weken vóór het evenement. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt voor een circustent, versterkt geluid, verkoop en verwachte bezoekersaantallen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstcircus?: Maak per publiekszone minimaal één verantwoordelijke en plan extra mensen voor entree, wachtrijen, parkeren en veiligheid. Voor een klein evenement kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers; bepaal het definitieve aantal na de terreinindeling en voorstellingstijden.
Wanneer moet ik catering en verhuurmateriaal regelen?: Bevestig catering, marktkramen, circustent, tafels, stoelen, verlichting en technische materialen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Controleer 7 dagen vóór de markt alle aantallen, aansluitingen, gewichten, pinapparaten en levermomenten opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.