Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszirkus organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Zirkusvorstellung braucht zwei Abläufe, die am Veranstaltungstag zusammenpassen: Marktstände und Gastronomie einerseits, Zirkuszelt, Einlass und Vorstellung andererseits. Beginne früh mit Datum, Gelände und Reservierung des Zirkus, bevor du Verkäufer und Künstler verbindlich anfragst. Genehmigungen, Versicherung, Sicherheitsplan und Stromversorgung dürfen nicht bis kurz vor dem Aufbau warten. Diese Checkliste führt dich durch die 78 Aufgaben und 84 benötigten Gegenstände – von der ersten Planung bis zur letzten Dekoration.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsdatum bestätigen
2 Personen
Ort und Gelände abstecken
2 Personen
Circusvorstellung reservieren
Marktverkäufer ansprechen
2 Personen
Weihnachtskünstler buchen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Marktaufteilung festlegen
2 Personen
Zirkusaufstellung festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Werbung starten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Reservierungen festhalten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkinformationen verteilen
Wegweiser gestalten
Armbänder vorbereiten
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Cateringmaterialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Zelt aufbauen lassen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standaufteilung prüfen
2 Personen
Zirkuskontrolle durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Geländesicherheit überprüfen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Einlass und Armbänder organisieren
3 Personen
Weihnachtsmarkt begleiten
3 Personen
Circusbesucher begleiten
4 Personen
Zirkusvorstellung betreuen
4 Personen
Weihnachtsmusik bereitstellen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Müll einsammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Abschlussdurchsage übernehmen
Marktstände schließen
3 Personen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Zirkuszelt abbauen lassen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
Geschirr und Gläser reinigen
3 Personen
Dekorationsmaterial sortieren
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
LoungebänkeAnz. 8
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
StandgewichteAnz. 24
ZirkusstühleAnz. 300
EmpfangstischAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
LED-FlutlichterAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 20

Ausstattung

Zirkuszelt
KassakofferAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12
HandmegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerkaufskassenAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 32
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RegenfässerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 250
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
ServiertablettsAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
WeihnachtstischläuferAnz. 20
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
PreishalterAnz. 30
Weihnachtsmannkostüm
Fotowand
WegweiserAnz. 20
ParkschilderAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 500
PläneAnz. 500
ArmbänderAnz. 500
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 30
PreisschilderAnz. 200
KlebebandrollenAnz. 12
KabelbinderAnz. 500
SeilrollenAnz. 6
Scheren-SetsAnz. 6

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
DesinfektionssprayAnz. 6

Tipps

Reserviere das Zirkuszelt und die Vorstellung mehrere Monate vor dem Termin. Erst danach lassen sich Marktaufteilung, Sitzplätze, Einlasszeiten und der Platzbedarf zuverlässig planen.
Erstelle den Geländeplan spätestens vier Wochen vorher. Zeichne Marktstände, Zirkuszelt, Empfang, Absperrgitter, Evakuierungswege und Stromanschlüsse ein und gib den Standbetreibern die für sie relevanten Informationen weiter.
Plane den Strom nicht nur für die Beleuchtung. Erfasse Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und Kartenlesegeräte getrennt und verlege Verlängerungskabel mit Kabelmatten, damit keine Stolperstellen entstehen.
Teile Freiwillige mindestens eine Woche vor dem Markt ein. Besetze Empfang, Einlass, Wegweisung, Parkplatz, Zirkuszelt und Notfallkommunikation mit klaren Schichten und statte das Team mit Funkgeräten oder Handmegafonen aus.
Prüfe drei bis fünf Tage vor dem Aufbau alle wetterabhängigen Materialien. Dazu gehören Partyzelte, Standgewichte, Lichterketten, LED-Laternen, warme Getränke, Kühlboxen und die Weihnachtsdekoration – fehlende Kleinteile sind am Veranstaltungstag schwer zu ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszirkus planen?: Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher. Zirkusreservierung, Genehmigungen, Versicherung, Marktverkäufer und Weihnachtskünstler brauchen häufig mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte man die Genehmigung für einen Weihnachtsmarkt beantragen?: Reiche den Antrag mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Veranstaltungstermin ein. Je nach Gelände, Besucherzahl, Zirkuszelt und Verkehrsregelung können weitere Unterlagen verlangt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszirkus?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine verantwortliche Person ein: Empfang, Einlass, Markt, Zirkuszelt, Parkplatz und Notfallkommunikation. Für einen reibungslosen Wechsel solltest du zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve einteilen.
Wann müssen Standbetreiber und Künstler endgültig bestätigt werden?: Bestätige Standbetreiber und Künstler spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Markt. Bis dahin sollten auch Ernährungswünsche, Reservierungen, Auftrittszeiten, Ankunft und benötigte Anschlüsse festgehalten sein.

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