Checklist pour organiser un marché de Noël avec cirque

Un marché de Noël avec spectacle de cirque demande deux organisations en parallèle : les stands et la représentation. Commencez par confirmer la date, le terrain et les autorisations, puis verrouillez rapidement le cirque, les exposants et les besoins techniques. Le plan du site doit montrer les stands, la tente de cirque, les files, les sorties et les branchements électriques. Cette checklist vous aide à suivre les réservations, les inscriptions, les bénévoles et l’accueil jusqu’au jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l'événement
2 personnes
Délimiter le lieu et le terrain
2 personnes
Réserver un spectacle de cirque
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
Réserver des artistes de Noël
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Déterminer les issues d’évacuation
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Définir l'agencement du marché
2 personnes
Définir l’organisation du cirque
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Confirmer les exposants
Enregistrer les réservations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Diffuser les informations de stationnement
Concevoir les panneaux de direction
Préparer les bracelets
2 personnes
Vérifier les décorations de Noël
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Faire monter le chapiteau
6 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
Effectuer le contrôle du cirque
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer l’entrée et les bracelets
3 personnes
Accompagner le marché de Noël
3 personnes
Accompagner les visiteurs du cirque
4 personnes
Animer le spectacle de cirque
4 personnes
Assurer la musique de Noël
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Collecter les déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Assurer le message de clôture
Fermer les stands du marché
3 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Faire démonter le chapiteau
6 personnes
Retirer l'éclairage
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Trier le matériel de décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 8
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Poids de standqté 24
Chaises de cirqueqté 300
Table d’accueilqté 2
Barrières de sécuritéqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Projecteurs LEDqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20

Équipement

Tente de cirque
Valises de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Potelets de file d’attenteqté 12
Mégaphones portatifsqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Caisses de venteqté 3
Extincteursqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32
Trousses de premiers secoursqté 2
Tonneaux de pluieqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 250
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de table de Noëlqté 20
Personnages de Noëlqté 10
Nappesqté 20
Porte-prixqté 30
Costume de Père Noël
Mur photo
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux de parkingqté 12
Brochures du programmeqté 500
Plansqté 500
Braceletsqté 500
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Étiquettes de prixqté 200
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 500
Rouleaux de cordeqté 6
Jeux de ciseauxqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 6
Essuie-toutqté 12
Spray désinfectantqté 6

Conseils

Réservez le cirque et son emplacement avant de finaliser le plan du marché : prévoyez des accès séparés pour le public, les artistes et le matériel. Ajoutez les barrières autour de la zone de spectacle et des files d’attente.
Demandez les autorisations et vérifiez l’assurance plusieurs semaines à l’avance. Le dossier doit notamment reprendre le plan du site, les issues d’évacuation, les installations électriques et les coordonnées des responsables.
Comptez chaque branchement avant l’installation des guirlandes, lanternes et projecteurs LED. Prévoyez des rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés afin qu’aucun câble ne traverse une allée sans protection.
Confirmez les exposants après avoir enregistré leurs réservations et leurs besoins électriques. Gardez une liste à jour des stands, tables, chaises, poids de stand et horaires d’arrivée pour éviter les changements de dernière minute.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Le jour J, répartissez les bénévoles entre l’accueil, les bracelets, l’orientation, le stationnement et la coordination du cirque.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché de Noël avec cirque ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Réservez d’abord le cirque et le terrain, puis lancez les demandes d’autorisation, les inscriptions des exposants et la promotion.
Quand faut-il réserver le spectacle de cirque de Noël ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Demandez aussi les besoins en espace, alimentation électrique, accès technique et temps de montage.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël avec cirque ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les bracelets et les inscriptions, 2 pour l’orientation et les files, et 1 responsable de coordination. Ajoutez des personnes selon le nombre de visiteurs et de séances de cirque.
Quand finaliser le plan du site ?: Préparez une première version environ 6 semaines avant l’événement et finalisez-la 2 semaines avant. Elle doit intégrer les stands, la tente de cirque, les sorties, les barrières, le stationnement et les points électriques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.