Zo organiseer je een kerstmarkt met kerstbrunch

Een kerstmarkt met kerstbrunch vraagt om twee programma’s die tegelijk soepel moeten lopen: bezoekers langs de kramen begeleiden en eten, drinken en servies op tijd klaarzetten. Begin daarom met datum, locatie, vergunningen en leveranciers voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna met een duidelijke inschrijving voor de brunch, inclusief dieetwensen en bevestiging. In de laatste week draait alles om voorraad, stroom, weersverwachting en een praktische indeling van kramen, buffet en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Leveranciers reserveren
4
Kerstkraamhouders benaderen
2 personen
5
Brunchmenu samenstellen
2 personen
6
Begroting en prijzen bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamindeling maken
2 personen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Inschrijvingen bevestigen
13
Voorraadlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen bestellen
2 personen
15
Kerstdecoratie controleren
2 personen
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Kraamhouders informeren
19
Verse boodschappen ophalen
2 personen
20
Brunchingrediënten sorteren
2 personen
21
Brood en gebak voorbereiden
3 personen
22
Groenten wassen en snijden
2 personen
23
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
24
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
25
Contant geld en pinapparaat regelen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Kraamtafels plaatsen
4 personen
28
Brunchbuffet opbouwen
4 personen
29
Zitplaatsen opstellen
3 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Decoratie aanbrengen
3 personen
32
Verlengsnoeren aansluiten
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Warme brunchgerechten bereiden
4 personen
35
Buffetlabels plaatsen
2 personen
36
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
37
Kraamhouders ontvangen
2 personen
38
Kramen inrichten
4 personen
39
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Geluid en microfoon testen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Openingstafel klaarzetten
2 personen

Event

43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Brunchbuffet openen
3 personen
45
Brunchgerechten serveren
5 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet regelmatig aanvullen
3 personen
50
Gebruikt servies afruimen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Warme dranken bijvullen
2 personen
54
Verlichting controleren
55
Muziek verzorgen
56
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
57
Kramen afsluiten
4 personen
58
Laatste ronde dranken
2 personen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Buffet en keuken opruimen
4 personen
61
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
62
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
63
Kramen en tafels afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
68
Materiaal inventariseren
2 personen
69
Geleend materiaal retourneren
2 personen
70
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
71
Verloren voorwerpen verzamelen
72
Leveranciers afrekenen
73
Dankbericht versturen
74
Eindafrekening maken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 14
Kleedjes voor kramenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Geluidsset
Microfoon
Kassaboxenaantal 2
Pinapparaat

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 6
Slingersaantal 12
Kersttafereel
Tafeldecoratieaantal 14
Naamkaartjeshoudersaantal 80

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling en brunchruimte minimaal twee weken vooraf vast. Houd looppaden vrij en zet buffet- en bistrotafels zo neer dat bezoekers niet tegen de wachtrij van het eten inlopen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inschrijvingen uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kun je hoeveelheden voor brood, gebak, koude gerechten en warme onderdelen gericht bestellen.
Controleer stroompunten 3 tot 5 dagen vooraf. Koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, verlichting en geluidsset mogen niet allemaal op één groep worden aangesloten; wijs per apparaat een plek toe.
Plan verse boodschappen en voorbereid werk in twee momenten: snijden en koude gerechten de dag ervoor, brood, gebak en verse producten op de ochtend zelf. Zet koelboxen en koelkasten direct na aankomst in gebruik.
Regel betalingen uiterlijk 48 uur vooraf en geef één persoon de verantwoordelijkheid voor kassaboxen en het pinapparaat. Leg ook vast wie contant geld wisselt en wie tijdens de brunch de voorraad controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstbrunch organiseren?: Leg datum, locatie, vergunningen en leveranciers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader kerstkraamhouders direct daarna, zodat je minimaal 6 weken hebt voor de kraamindeling en communicatie.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor de kerstbrunch sluiten?: Sluit de inschrijvingen 7 dagen voor het evenement. Gebruik de definitieve aantallen vervolgens voor boodschappen, servies, zitplaatsen en aparte hoeveelheden voor dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de brunch klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur opbouwtijd op de dag zelf. Zet tafels, kramen en decoratie eerst neer, controleer daarna stroom en apparatuur en plaats het buffet pas als de gekoelde producten arriveren.
Wanneer controleer ik het weer voor een kerstmarkt buiten?: Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Beslis dan of partytenten extra verankering, beschutting voor apparatuur of een aangepaste kraamopstelling nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.