Organiser un marché de Noël avec brunch sans rien oublier

Un marché de Noël avec brunch demande de coordonner deux formats le même jour : les stands des exposants et un service de restauration rythmé. Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouillez rapidement les fournisseurs et les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands doivent être suivis dans un même calendrier. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, contrôler le matériel et préparer les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les fournisseurs
4
Contacter les exposants du chalet de Noël
2 personnes
5
Composer le menu du brunch
2 personnes
6
Définir le budget et les prix
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la répartition des stands
2 personnes
11
Envoyer les informations aux visiteurs
12
Confirmer les inscriptions
13
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
14
Commander les courses
2 personnes
15
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
16
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Informer les exposants
19
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
20
Trier les ingrédients du brunch
2 personnes
21
Préparer le pain et les viennoiseries
3 personnes
22
Laver et couper les légumes
2 personnes
23
Préparer des plats froids
3 personnes
24
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
25
Prévoir de l’argent liquide et un terminal de paiement
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables des stands
4 personnes
28
Installer le buffet brunch
4 personnes
29
Installer les places assises
3 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Brancher les rallonges
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les plats chauds du brunch
4 personnes
35
Installer les étiquettes du buffet
2 personnes
36
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
37
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
38
Aménager les stands
4 personnes
39
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer la table d'ouverture
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Ouvrir le buffet du brunch
3 personnes
45
Servir les plats de brunch
5 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner régulièrement le buffet
3 personnes
50
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
54
Vérifier l'éclairage
55
Fournir la musique
56
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
57
Fermer les stands
4 personnes
58
Dernier tour de boissons
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
61
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Démonter les stands et les tables
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
71
Rassembler les objets perdus
72
Régler les fournisseurs
73
Envoyer un message de remerciement
74
Établir le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 14
Tapis pour les standsqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Système de sonorisation
Microphone
Caissesqté 2
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 6
Guirlandesqté 12
Scène de Noël
Décoration de tableqté 14
Porte-nomsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le nombre de places au brunch et la capacité du lieu. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour recueillir les allergies et régimes alimentaires.
Réservez les équipements qui conditionnent l’installation avant de confirmer les stands : tentes, tables de buffet, machines à café, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud peuvent manquer en période de Noël.
Organisez le parcours des visiteurs avant d’attribuer les emplacements. Gardez une zone dégagée entre les stands, le buffet et les tables bistrot afin d’éviter les files qui bloquent les exposants.
Faites un inventaire séparé pour le brunch et pour les stands. Comptez les assiettes, tasses, verres, couverts et plateaux, puis ajoutez une marge de 10 % pour les remplacements et les pertes.
Préparez les produits qui supportent l’avance la veille, mais achetez les produits frais le jour même. Prévoyez aussi l’argent liquide et le terminal de paiement avant l’ouverture, car un oubli à ce stade ralentit immédiatement les ventes et les inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marché de Noël avec brunch ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les fournisseurs et les exposants doivent être confirmés au plus tard 4 semaines avant, tandis que les inscriptions peuvent rester ouvertes jusqu’à 7 jours avant.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des participants ?: Demandez ces informations dès l’inscription et fixez une date de clôture 7 jours avant le brunch. Cela laisse le temps d’adapter le menu, les quantités et l’étiquetage des plats.
Que préparer la veille pour un brunch de Noël ?: La veille, triez les ingrédients, préparez les plats froids qui se conservent bien, lavez et découpez les légumes, puis sortez la vaisselle et la verrerie. Gardez le pain, les viennoiseries et les produits frais pour le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le service.
Quel matériel vérifier avant l’ouverture du marché de Noël ?: Contrôlez au minimum les tentes, stands, tables, chaises, réfrigérateurs, machines à café, bouilloires et équipements de paiement. Faites cette vérification la veille et testez les points d’alimentation au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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