Checklist kerstmarkt met foodtrucks organiseren

Een kerstmarkt met foodtrucks vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en eten reserveren. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, stroompunten, leveringen en de indeling van het terrein. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, bewegwijzering en betalingen. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, zodat je op de dag zelf niet nog achter ontbrekende kabels, verlichting of betaalterminals aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Foodtrucks reserveren
Vergunningen controleren
Stroompunten vastleggen
Plattegrond maken
2 personen
Leveranciersafspraken vastleggen
Kraamhuur reserveren
Verlichting reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Marktkramen indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringsroute afspreken
Prijskaarten ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Sociale promotie plaatsen
Weersverwachting controleren
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappenlijst bestellen
Contantgeld regelen
Vrijwilligersinstructies maken
Leveringen bevestigen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Prijskaarten sorteren
Kassa's voorbereiden
2 personen
Contactlijst afdrukken
Terrein inspecteren
2 personen
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Boodschappen uitladen
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
Kassa's testen
2 personen
Foodtrucks laten proefdraaien
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Entree en kassa bemannen
2 personen
Marktkramen bemannen
4 personen
Foodtrucks ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Dieetvragen beantwoorden
Kassa's afromen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein vegen
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Contantgeld afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kraamwandenaantal 20
Palletsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 16

Apparatuur

Warmwaterketelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6
Handmegafoon

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertraysaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminium schalenaantal 30

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 20
Presentatiebordenaantal 12
Prijskaarthoudersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroom per foodtruck en per verlichtingszone vast voordat je de plattegrond definitief maakt. Tel stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels mee en houd kabels buiten looproutes.
Reserveer kramen, tenten en verlichting zodra datum en locatie bevestigd zijn. Controleer uiterlijk twee weken vooraf de aantallen en spreek af wie opbouw, levering en afvoer regelt.
Open aanmeldingen op tijd en vraag dieetwensen direct uit. Zet de verzamelde informatie in één overzicht, zodat foodtrucks en vrijwilligers weten welke vragen bezoekers kunnen stellen.
Maak vóór de opbouw een indeling met foodtrucks, marktkramen, zitplekken, afvalpunten en noodroutes. Druk de plattegrond en bewegwijzering vooraf af; op de dag zelf wil je niet meer hoeven ontwerpen.
Plan een laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, leveringen, voorraad, contantgeld, betaalterminals en vrijwilligersbezetting. Geef vrijwilligers bovendien korte instructies met contactpersonen en de afgesproken leveringsroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik foodtrucks reserveren voor een kerstmarkt?: Leg foodtrucks bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de markt vast. Rond daarna binnen 2 weken de menukeuze, dieetwensen, stroombehoefte en aankomsttijd per truck af.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Controleer de vergunningseisen zodra datum en locatie bekend zijn, meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus vraag direct na welke documenten en plattegronden nodig zijn.
Hoeveel voorbereidingstijd heb ik nodig op de dag van een kerstmarkt?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor opbouw, aansluitingen, verlichting, prijskaarten en een veiligheidscontrole. Laat foodtrucks en leveranciers een vaste aankomsttijd krijgen, zodat de leveringsroute niet tegelijk met bezoekersverkeer wordt gebruikt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met foodtrucks?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 aanspreekpunt voor leveranciers en 2 vrijwilligers voor bezoekers, voorraad en kleine problemen per openingsblok. Maak de indeling minstens 1 week vooraf en houd een reservepersoon achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.