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Weihnachtsmarkt mit Foodtrucks organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Foodtrucks braucht mehr als Stände und Lichterketten. In dieser Checkliste ordnest du 84 Aufgaben und 57 benötigte Dinge nach dem richtigen Zeitpunkt – von Ort, Genehmigungen und Strom bis zu Lieferungen, Beschilderung und Helfereinsatz. Plane die Foodtrucks und Standflächen früh, kläre die Stromanschlüsse und halte Absprachen schriftlich fest. Kurz vor dem Markt zählen Wetter, Bargeld, Warenbestand und eine verständliche Einweisung für alle Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Foodtrucks reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Vereinbarungen mit Lieferanten festhalten

  • Standmiete reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Marktstände einteilen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferroute abstimmen

  • Preisschilder entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Beschilderung drucken

  • Social-Media-Werbung posten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste bestellen

  • Bargeld organisieren

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Preisschilder sortieren

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Foodtrucks empfangen

    3 Personen

  • Marktstände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Einkäufe ausladen

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen aushängen

    2 Personen

  • Kassen testen

    2 Personen

  • Foodtrucks Probelaufen lassen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Eingang und Kasse besetzen

    2 Personen

  • Marktstände betreuen

    4 Personen

  • Foodtrucks unterstützen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Diätfragen beantworten

  • Kassen abschöpfen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen aufnehmen

    3 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Foodtrucks abfahren lassen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Leihmaterial sortieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Oberflächen reinigen

    2 Personen

  • Gelände übergeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Bargeld einzahlen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • StandwändeAnz. 20
  • PalettenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 24
  • AußenlampenAnz. 8
  • LaternenAnz. 16

Ausstattung

  • HeißwasserkesselAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Handmegafon

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 12
  • AluminiumschalenAnz. 30

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • TischdekorationenAnz. 20
  • PräsentationstafelnAnz. 12
  • PreisschildhalterAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und reserviere die Foodtrucks anschließend verbindlich. Kläre dabei auch Standmiete, Lieferroute und die genaue Ankunftszeit der Lieferanten.
  • Plane Strom nicht erst am Aufbautag: Ordne jedem Foodtruck und jeder Beleuchtung einen Anschluss zu und berücksichtige Kabeltrommeln sowie Verlängerungskabel im Lageplan.
  • Drucke Lageplan, Beschilderung und Preisschilder vor dem Aufbau. Rechne pro Standort mindestens ein zusätzliches Exemplar für Ersatz oder Änderungen ein.
  • Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und übergib die Zusammenfassung an die Foodtruck-Betreiber. So müssen Gäste nicht erst am Markt nach geeigneten Angeboten suchen.
  • Prüfe 24 Stunden vorher Wettervorhersage, Bestandsliste und bestätigte Lieferungen. Organisiere Bargeld, Funkgeräte und die Helferanweisungen spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man Foodtrucks für einen Weihnachtsmarkt reservieren?
Reserviere die Foodtrucks möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Vor der Zusage solltest du Standfläche, Strombedarf, Lieferroute und Ankunftszeit klären.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Foodtrucks?
Plane mindestens 1 Helfer pro 25 bis 30 erwartete Gäste für Einlass, Wegweisung, Nachschub und allgemeine Fragen. Teile die Schichten spätestens 7 Tage vorher ein und gib allen eine kurze schriftliche Anweisung.
Wann sollte man die Beleuchtung und Marktstände organisieren?
Reserviere Marktstände, Partyzelte und Beleuchtung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Weihnachtsmarkt. Prüfe 3 bis 5 Tage vorher, ob alle Lieferungen und Mengen bestätigt sind.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Foodtrucks?
Plane mindestens 1,5 bis 2 Geschirrteile pro erwartete Person, wenn gespült oder regelmäßig nachgefüllt wird. Für Tassen, Gläser, Teller und Besteck solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einrechnen.

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