Checklist pour organiser un marché de Noël avec food trucks

Un marché de Noël avec food trucks demande une coordination précise entre les stands, les fournisseurs et les bénévoles. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis dessinez un plan qui tient compte des files d’attente, de l’électricité et des livraisons. Les inscriptions, la répartition des stands et la signalétique doivent être prêtes avant la communication finale. Cette checklist rassemble les 84 tâches et les 57 fournitures à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des food trucks
Vérifier les autorisations
Répertorier les points d’alimentation électrique
Créer le plan
2 personnes
Fixer les accords avec les fournisseurs
Réserver la location du stand
Réserver l’éclairage
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Répartir les stands du marché
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
Répartir les bénévoles
2 personnes
Convenir de l’itinéraire de livraison
Concevoir les cartes de prix
Imprimer le plan
Impression de la signalétique
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander la liste de courses
Prévoir de l’argent liquide
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Confirmer les livraisons
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Trier les cartes de prix
Préparer les caisses
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Inspecter le site
2 personnes
Accueillir les food trucks
3 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Décharger les courses
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Faire tourner les food trucks à vide
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Assurer l’accueil et la caisse
2 personnes
Tenir les stands du marché
4 personnes
Soutenir les food trucks
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Répondre aux questions diététiques
Faire les comptes de la caisse
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Faire partir les foodtrucks
3 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Trier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer les surfaces
2 personnes
Rendre le site
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Déposer les espèces
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 20
Parois de standqté 20
Palettesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lanternesqté 16

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Plateaux en aluminiumqté 30

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décorations de tableqté 20
Panneaux de présentationqté 12
Supports de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez les food trucks et les stands au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez à chaque fournisseur ses besoins en électricité, son horaire d’arrivée et son itinéraire de livraison.
Dessinez le plan avant de répartir les stands. Prévoyez des passages dégagés, une zone d’attente devant chaque food truck et des points électriques identifiés pour éviter les rallonges qui traversent les circulations.
Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant le marché. Vous pourrez alors ajuster les quantités de vaisselle, de boissons et de matériel de maintien au chaud.
Préparez la signalétique au moins 3 jours avant l’ouverture : plan imprimé, cartes de prix et indications des stands. Vérifiez les prix et les horaires une dernière fois avant l’impression.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et confirmez les livraisons la veille. Réunissez aussi les bénévoles pour expliquer les consignes, les rôles et le moyen de communication prévu.

Questions fréquentes

Quand réserver les food trucks pour un marché de Noël ?: Réservez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Pour un week-end très demandé, contactez-les 10 à 12 semaines à l’avance et confirmez les besoins techniques par écrit.
Combien de temps avant faut-il demander les autorisations ?: Lancez les demandes dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 à 12 semaines avant le marché. Certaines autorisations peuvent exiger un plan du site, les horaires et les informations sur les food trucks.
Quand préparer le plan des stands et l’électricité ?: Préparez un premier plan 4 à 6 semaines avant l’événement, puis validez-le avec les fournisseurs au plus tard 2 semaines avant. Répertoriez chaque point d’alimentation électrique avant de fixer définitivement les emplacements.
Quand confirmer les livraisons d’un marché de Noël ?: Confirmez les horaires, l’itinéraire et le contact de livraison au moins 48 heures avant l’ouverture. Le jour J, gardez une personne disponible pour guider chaque arrivée et éviter les conflits avec le public.

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