Zo organiseer je een kerstmarkt in een museum

Begin niet met versieren, maar met de museumdatum, openingstijden en voorwaarden voor zaalgebruik. Stem daarna de indeling, looproute en veiligheidsregels af voordat je marktkramers bevestigt. Plan vervolgens bezoekerscommunicatie, aanmeldingen, catering en vrijwilligers. In de laatste fase richt je de kramen, het buffet, de verlichting en bewegwijzering in, terwijl je museumobjecten beschermt en controleert of alle materialen aanwezig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Museumdatum en tijden bevestigen
2
Zaalindeling met museum afstemmen
2 personen
3
Brand- en veiligheidsregels controleren
2 personen
4
Marktkramers selecteren
2 personen
5
Marktkramers bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online evenement publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Cateringbestelling plaatsen
11
Kraamindeling en looproute maken
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Programma en plattegrond drukken
2 personen
14
Voorraad en materialen controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken en verse producten koelen
2 personen
17
Kramen en tafels klaarzetten
4 personen
18
Stoelen en zitplekken opstellen
3 personen
19
Verlichting ophangen
3 personen
20
Kerstversiering aanbrengen
3 personen
21
Museumobjecten afschermen
2 personen
22
Cateringbuffet inrichten
3 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Kramen bevoorraden
4 personen
25
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

27
Registratie en ontvangst bemannen
2 personen
28
Bezoekers welkom heten
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Warme hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet en tafels afruimen
2 personen
33
Afval en glas verzamelen
2 personen
34
Toiletten tussentijds controleren
35
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

36
Marktkramen afbreken
4 personen
37
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
38
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
39
Museumzalen schoonmaken
4 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Materialen controleren en opbergen
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstboomrokkenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 14
Menukaartenhoudersaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 14
Ledkaarsenaantal 40
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 250
Papieren bordjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 30
Menubordenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling en looproute vroeg vast met het museum. Reserveer ruimte voor marktkramen, catering, zitplekken, entree en een vrije doorgang; pas daarna kun je het aantal kramers betrouwbaar bevestigen.
Controleer brand- en veiligheidsregels vóór je verlichting aansluit. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone, houd kabels uit looppaden en gebruik ledlichtsnoeren en ledkaarsen bij kwetsbare museumobjecten.
Stuur uitnodigingen en publiceer het evenement zodra datum, tijden en deelnemers vaststaan. Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding, zodat de cateringbestelling niet pas in de laatste week hoeft te worden aangepast.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst kramen, tafels en looproute, daarna verlichting en versiering, vervolgens buffet, koffie- en theepunt en ten slotte de entree. Zo staan dozen met decoratie of catering niet in de weg.
Maak naast de plattegrond een korte taakindeling voor vrijwilligers. Laat iemand entree en betalingen bewaken, iemand het koffie- en theepunt controleren en iemand met portofoon aanspreekbaar zijn voor marktkramers en museummedewerkers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een museum organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de museumdatum, zaalindeling en veiligheidsregels. Selecteer en bevestig marktkramers daarna, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt de catering en communicatie kunt afronden.
Hoeveel marktkramen passen er in een museumzaal?: Dat hangt af van de zaal en de verplichte vrije doorgangen; tel dus niet alleen het vloeroppervlak. Maak minimaal 2 tot 3 weken vooraf een plattegrond met kraamafmetingen, entree, catering en zitplekken en laat die door het museum goedkeuren.
Wanneer moet je catering voor een kerstmarkt bestellen?: Plaats de cateringbestelling ongeveer 2 tot 3 weken voor het evenement, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen redelijk stabiel zijn. Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de aantallen en zet dranken en verse producten op tijd gekoeld.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een kerstmarkt in een museum?: Start met de zaalcontrole, bescherming van museumobjecten en het uitzetten van de looproute. Zet daarna kramen en tafels klaar, hang verlichting op, richt catering en koffie in en plaats de entree en bewegwijzering voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.