Cómo organizar un mercado navideño en un museo
Un mercado navideño dentro de un museo necesita coordinar dos cosas a la vez: la experiencia de los visitantes y la protección del edificio y sus colecciones. Empieza cerrando con el museo la fecha, el horario, la distribución de la sala y las normas de seguridad. Después confirma a los vendedores, abre las inscripciones y define el recorrido antes de pedir el catering o imprimir el mapa. El montaje funciona mejor si reservas varias horas para puestos, iluminación, bebidas, señalización y protección de los objetos expuestos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y los horarios del museo
- 2
Coordinar la distribución de la sala con el museo
2 personas
- 3
Comprobar las normas de incendios y seguridad
2 personas
- 4
Seleccionar vendedores del mercado
2 personas
- 5
Confirmar a los comerciantes del mercado
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar evento en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Realizar el pedido de catering
- 11
Crear la distribución de puestos y el recorrido
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Imprimir el programa y el mapa
2 personas
- 14
Comprobar el stock y el material
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Enfriar bebidas y productos frescos
2 personas
- 17
Montar puestos y mesas
4 personas
- 18
Colocar sillas y asientos
3 personas
- 19
Colgar la iluminación
3 personas
- 20
Colocar la decoración navideña
3 personas
- 21
Resguardar los objetos del museo
2 personas
- 22
Montar el buffet de catering
3 personas
- 23
Montar el punto de café y té
2 personas
- 24
Abastecer los puestos
4 personas
- 25
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
- 26
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 27
Cubrir registro y recepción
2 personas
- 28
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Servir aperitivos calientes
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
- 33
Recoger residuos y vidrio
2 personas
- 34
Comprobar los baños periódicamente
- 35
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 36
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
- 37
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
- 38
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
- 39
Limpiar las salas del museo
4 personas
- 40
Retirar los residuos
2 personas
- 41
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 14
Decoración
- Árbol de Navidadcant. 2
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Faldas para árbol de Navidadcant. 2
- Decoración de mesacant. 14
- Portamenúscant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 14
- Velas LEDcant. 40
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 160
- Cubiertoscant. 160
- Cuencoscant. 30
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Servilletascant. 500
- Vasos de papelcant. 250
- Platos de papelcant. 200
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carteles del menúcant. 12
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución con el museo antes de confirmar los puestos. Dibuja un recorrido de entrada y salida, deja libres las vías de evacuación y evita colocar mesas o cables delante de piezas expuestas.
- Confirma a los comerciantes con varias semanas de margen y pídeles sus necesidades eléctricas, dimensiones del puesto y método de cobro. Así puedes decidir cuántas regletas, alargadores y terminales de pago hacen falta antes del montaje.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y encarga el catering con tiempo suficiente para separar las opciones especiales. Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales un programa, un mapa y un medio de comunicación. Como mínimo, cubre la entrada, el recorrido, la zona de catering y una persona responsable de incidencias.
- Reserva varias horas el mismo día para montar mesas, puestos, sillas, iluminación y decoración. Enfría las bebidas y los productos frescos antes de abrir, y comprueba el café, el té, la vajilla, la señalización y el material de cobro antes de recibir al primer visitante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño en un museo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, los horarios, la distribución y las normas del museo deben quedar cerrados antes de confirmar a los comerciantes y publicar el evento.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado?
- Confírmalos al menos 4 semanas antes del evento. Pide entonces las medidas del puesto, las necesidades eléctricas y cualquier requisito especial para incluirlos en el plano y en la información al público.
- ¿Cuánto catering necesito para un mercado navideño?
- Para las bebidas, calcula 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de público. Separa las opciones dietéticas recogidas en las inscripciones y deja una pequeña reserva para reposición.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercado en el museo?
- Reserva como mínimo 3 horas para el montaje, y más si hay muchos puestos o iluminación. Monta primero las mesas y el recorrido, después los puestos y la decoración, y termina con el buffet, las bebidas, la señalización y la comprobación de seguridad.
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