Organiser un marché de Noël au musée, étape par étape

Un marché de Noël dans un musée demande de coordonner deux flux à la fois : les visiteurs et les contraintes du lieu. Commence par verrouiller la date, les horaires et les règles de sécurité avec le musée avant de contacter les exposants. Ensuite, construis le parcours, traite les inscriptions et dimensionne le traiteur selon le nombre attendu. Les oublis arrivent surtout au montage : alimentation électrique, protection des œuvres, signalétique et boissons déjà fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du musée
2
Coordonner l’aménagement de la salle avec le musée
2 personnes
3
Vérifier les règles d’incendie et de sécurité
2 personnes
4
Sélectionner les marchands du marché
2 personnes
5
Confirmer les exposants du marché
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l'événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Passer la commande traiteur
11
Créer le plan des stands et le parcours
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
14
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons et les produits frais
2 personnes
17
Installer les stands et les tables
4 personnes
18
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
19
Installer l'éclairage
3 personnes
20
Installer les décorations de Noël
3 personnes
21
Protéger les objets du musée
2 personnes
22
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
23
Installer le point café et thé
2 personnes
24
Approvisionner les stands
4 personnes
25
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

27
Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Débarrasser le buffet et les tables
2 personnes
33
Rassembler les déchets et le verre
2 personnes
34
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
35
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

36
Démonter les stands du marché
4 personnes
37
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
38
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
39
Nettoyer les salles du musée
4 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 14

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Jupes de sapin de Noëlqté 2
Décoration de tableqté 14
Présentoirs à menusqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 14
Bougies LEDqté 40
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Petits bolsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Serviettesqté 500
Gobelets en papierqté 250
Assiettes en cartonqté 200
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de menuqté 12
Courses

Conseils

Valide avec le musée la date, les horaires d’accès et le temps de démontage avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 2 heures pour l’installation et prévois une personne référente côté musée.
Dessine le plan des stands et le parcours avant de louer ou déplacer le mobilier. Laisse un passage dégagé d’au moins 1,20 m et sépare les files d’attente de l’espace des œuvres.
Arrête la liste des exposants au plus tard 10 à 14 jours avant l’ouverture. Demande à chacun la surface nécessaire, le besoin en prise électrique et le mode d’encaissement utilisé.
Commande le traiteur après avoir fixé le nombre d’inscrits et recueilli les allergies. Pour le buffet, prévois une marge de 10 % et mets les produits frais au froid plusieurs heures avant l’arrivée du public.
Teste l’éclairage, les rallonges, les multiprises, les terminaux de paiement et les talkies-walkies avant l’ouverture. Installe la signalétique à l’entrée et sur chaque changement de direction, puis fais un dernier tour de sécurité 30 minutes avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au musée ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Il faut réserver le musée, confirmer les exposants, publier l’événement, traiter les inscriptions et commander le traiteur au moins 10 jours avant.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme les exposants 10 à 14 jours avant l’événement. Tu peux alors finaliser le plan des stands, le nombre de tables, les besoins électriques et les informations à imprimer.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévois au minimum 1 personne à l’entrée, 1 référent musée, 1 personne pour le buffet et 1 personne pour la coordination des exposants. Ajoute 1 bénévole par tranche de 50 visiteurs attendus pour l’orientation et les imprévus.
Quand installer les décorations et les stands dans un musée ?: Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon les autorisations du musée. Protège d’abord les objets et les circulations, puis monte les stands, installe l’éclairage, les décorations, le buffet et la signalétique.

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