Kerstmarkt in een klooster organiseren: checklist

Een kerstmarkt in een klooster vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je stemt openingstijden en ruimtes af, controleert vergunningen en aansprakelijkheid en maakt vooraf een duidelijke kraamindeling. Ook stroom, verlichting, betaalmogelijkheden en vrijwilligersdiensten moeten op elkaar aansluiten. Begin op tijd met kraamhouders en leveranciers, zodat je voor de opbouw niet nog ontbrekende materialen of informatie hoeft te regelen. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
2 personen
Locatie en ruimtes vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Leveranciers en kraamhouders benaderen
2 personen
Deelnemers en kraamhouders registreren
2 personen
Kraamindeling opstellen
2 personen
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
Verkoopvoorwaarden voor kraamhouders sturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Kerstbomen en groen reserveren
Verlichting en verlengkabels reserveren
Kramen en meubilair reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Route- en informatieborden maken
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
Pinapparaat en betaalbord testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kraamhouders laatste informatie sturen
Locatie controleren en schoon opleveren
2 personen
Kramen en tafels opstellen
6 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Kerstverlichting ophangen
4 personen
Stroom en kabels veilig aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraampjes per deelnemer markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders helpen opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Koude dranken koelen
2 personen
Servicetafels inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels en zitplekken netjes houden
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
Verlichting controleren
Kerstmuziek afspelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Kramen en tafels afbreken
6 personen
Decoratie veilig inpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Voedselresten veilig opruimen
2 personen
Kas en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
Kraamhouders informeren over afhandeling
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 16

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 24
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Kabelhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Bluetoothspeakeraantal 2
Pinapparaat
Mobiele telefoonaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Draad en bindersaantal 4
Kerststal

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Informatie

Plattegrondenaantal 300
Programmaflyersaantal 300
Kraamnummerbordenaantal 12
Richtingaanwijzersaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Clipboardsaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24

Geldzaken

Geldkistjesaantal 3
Wisselgeldbakjesaantal 4
Contant geldzakkenaantal 6

Kleding

Hesjes voor vrijwilligersaantal 20
Warme dekensaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Tips

Leg minimaal 6 tot 8 weken voor de markt de datum, openingstijden, gebruikte kloosterruimtes en kraamindeling vast. Controleer daarbij of alle doorgangen, uitgangen en kabelroutes vrij blijven.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf een overzicht van alle kraamhouders, hun benodigde ruimte en hun stroomvraag. Stuur tegelijk de verkoopvoorwaarden, opbouwtijden en betaalafspraken.
Test pinapparaat, betaalbord, mobiele telefoon en speaker minstens 3 dagen vooraf op de locatie. Regel daarnaast contant geld en voldoende wisselgeld; een storing op de marktdag is lastig op te lossen.
Plan vrijwilligers in diensten van 2 tot 3 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Neem naast ontvangst en verkoop ook opbouw, toezicht, catering, opruimen en het controleren van kabels mee.
Bereken catering niet alleen op basis van het verwachte aantal bezoekers, maar verzamel dieetwensen vooraf en doe houdbare boodschappen uiterlijk 1 week van tevoren. Controleer 1 dag voor de markt servies, verlichting, batterijen, verlengkabels en decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in een klooster organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Plan de definitieve indeling, vrijwilligers en catering uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt in een klooster?: Reken per gelijktijdige dienst op minimaal 1 aanspreekpunt voor ontvangst en 1 persoon voor praktische hulp. Voeg extra vrijwilligers toe voor opbouw, catering, toezicht en opruimen; diensten van 2 tot 3 uur zijn werkbaar.
Wanneer moet ik stroom en verlichting voor de kerstmarkt regelen?: Bepaal stroompunten en kabelroutes zodra de kraamindeling bekend is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer lichtsnoeren, ledlampen, kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen en test alles uiterlijk 3 dagen voor de opening.
Wat moet ik regelen voor betalingen op een kerstmarkt?: Test het pinapparaat en de telefoon minstens 3 dagen vooraf en controleer of de verbinding op de locatie werkt. Regel daarnaast contant geld en wisselgeld, en spreek per kraam af wie betalingen verwerkt en wie verantwoordelijk is voor het geld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.