Checklist para organizar un mercado navideño en un claustro

Organizar un mercado navideño en un claustro exige coordinar puestos, circulación, electricidad, permisos y horarios sin perder de vista la experiencia de visitantes y vendedores. Esta checklist reúne 72 tareas y 75 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde reservar el espacio hasta probar los pagos. El claustro añade puntos concretos: rutas de cables, iluminación en zonas cubiertas y señalización clara entre patios, accesos y puestos. Úsala como plan de trabajo y marca cada punto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el horario
2 personas
Fijar el lugar y los espacios
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar el seguro y la responsabilidad
Contactar a proveedores y puestos
2 personas
Registrar a los participantes y a los puestos
2 personas
Diseñar la distribución del puesto
2 personas
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Enviar las condiciones de venta a los puestos
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar árboles de Navidad y vegetación
Reservar la iluminación y los alargadores
Reservar puestos y mobiliario
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir los turnos de voluntarios
2 personas
Crear el programa y el plano
2 personas
Crear carteles de ruta e información
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Probar el datáfono y el panel de pago
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Enviar la última información a los titulares de los puestos
Revisar el lugar y dejarlo limpio
2 personas
Montar puestos y mesas
6 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
Colgar las luces de Navidad
4 personas
Conectar la corriente y los cables de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Marcar los puestos por participante
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Ayudar a montar los puestos
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Enfriar bebidas frías
2 personas
Montar las mesas de servicio
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener ordenadas las mesas y los asientos
2 personas
Revisar y reponer los baños
Comprobar la iluminación
Poner música navideña
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los expositores desmonten el puesto
3 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar los puestos y las mesas
6 personas
Empaquetar la decoración de forma segura
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Llevar los materiales al almacén
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar de forma segura los restos de comida
2 personas
Cerrar la caja y los medios de pago
2 personas
Informar a los puestos sobre el cierre
Entregar el recinto definitivamente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Mantelescant. 16

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 24
Farolescant. 12
Bateríascant. 48

Equipo

Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Altavoz Bluetoothcant. 2
Máquina de sellado
Teléfono móvilcant. 2

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 10
Nieve artificialcant. 6
Hilo y bridascant. 4
Belén

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Guantes de hornocant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Escobillas de bañocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12

Información

Planoscant. 300
Folletos del programacant. 300
Carteles con número de standcant. 12
Señalizadorescant. 12
Etiquetas de preciocant. 200
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 24

Finanzas

Cajas de caudalescant. 3
Cajitas para cambiocant. 4
Bolsas para efectivocant. 6

Ropa

Chalecos para voluntarioscant. 20
Mantas calientescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del claustro con varias semanas de margen. Después podrás enviar las condiciones de venta, abrir las inscripciones y confirmar cuántos puestos caben realmente.
Dibuja las rutas de cables antes de colocar mesas, carpas y puestos. Deja los cables fuera de las zonas de paso, fija los cruces y prueba las guirnaldas, lámparas LED y baterías antes del montaje.
No dejes los permisos, las notificaciones ni el seguro para la última semana. Comprueba también qué zonas del claustro pueden utilizarse y comunica por escrito las condiciones a cada puesto.
Calcula la comida y la vajilla a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas. Para evitar compras urgentes, revisa la lista y adquiere los productos no perecederos antes de la semana del mercado.
Haz una prueba completa del datáfono y del panel de pago, y prepara efectivo y cambio con antelación. Asigna los turnos de voluntarios por franjas y entrega un plano con accesos, recorridos y puntos de información.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el claustro, revisar permisos y seguro, contactar con proveedores y puestos, abrir inscripciones y resolver necesidades de electricidad o mobiliario.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Calcula al menos 1 voluntario para cada función activa y añade un 20 % de cobertura para descansos y ausencias. Distribuye los turnos por franjas y asigna personas concretas al montaje, la información, los pagos y el cierre.
¿Cuándo hay que probar la electricidad y los pagos?: Haz una primera comprobación entre 7 y 10 días antes y repítela durante el montaje. Prueba cada alargador, regleta, enrollacables, lámpara y batería, además del datáfono y el panel de pago, antes de recibir al público.
¿Qué cantidad de bebidas y vajilla necesito para el mercado?: Calcula las bebidas según las inscripciones, la duración y el tipo de servicio; como referencia, prevé 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora. Añade un margen del 10 % para tazas, vasos, platos y cubiertos, y separa las opciones según las preferencias dietéticas.

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