Zo organiseer je een kerstmarkt in een klooster

Begin niet met versiering, maar met de datum, openingstijden en beschikbare ruimtes in het klooster. Controleer daarna vergunningen, meldingen, verzekering en de praktische route voor bezoekers, kraamhouders en leveranciers. Leg kramen, stroompunten, kabelroutes en vrijwilligersdiensten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste weken draait alles om registraties, catering, betaling, bewegwijzering en een controle van verlichting, kerstgroen en houdbare boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden bevestigen
2 personen
2
Locatie en ruimtes vastleggen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
4
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
5
Leveranciers en kraamhouders benaderen
2 personen
6
Deelnemers en kraamhouders registreren
2 personen
7
Kraamindeling opstellen
2 personen
8
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
9
Verkoopvoorwaarden voor kraamhouders sturen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Evenement online aankondigen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Kerstbomen en groen reserveren
16
Verlichting en verlengkabels reserveren
17
Kramen en meubilair reserveren
18
Vrijwilligers werven
2 personen
19
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
20
Programma en plattegrond maken
2 personen
21
Route- en informatieborden maken
2 personen
22
Contant geld en wisselgeld regelen
23
Pinapparaat en betaalbord testen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Houdbare boodschappen doen
2 personen
26
Verse boodschappen doen
2 personen
27
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
28
Kraamhouders laatste informatie sturen
29
Locatie controleren en schoon opleveren
2 personen
30
Kramen en tafels opstellen
6 personen
31
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
32
Kerstbomen plaatsen
3 personen
33
Kerstverlichting ophangen
4 personen
34
Stroom en kabels veilig aansluiten
2 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Kraampjes per deelnemer markeren
2 personen
37
Kraamhouders ontvangen
3 personen
38
Kraamhouders helpen opbouwen
4 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Warme dranken voorbereiden
3 personen
41
Koude dranken koelen
2 personen
42
Servicetafels inrichten
3 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Informatiebalie inrichten
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Bezoekers verwelkomen
4 personen
48
Informatiebalie bemannen
2 personen
49
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Tafels en zitplekken netjes houden
2 personen
55
Toiletten controleren en aanvullen
56
Verlichting controleren
57
Kerstmuziek afspelen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

60
Verlichting uitschakelen
2 personen
61
Kramen en tafels afbreken
6 personen
62
Decoratie veilig inpakken
3 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
64
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
67
Materialen naar opslag brengen
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Voedselresten veilig opruimen
2 personen
70
Kas en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
71
Kraamhouders informeren over afhandeling
72
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 16

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 24
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Kabelhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Bluetoothspeakeraantal 2
Pinapparaat
Mobiele telefoonaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Draad en bindersaantal 4
Kerststal

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Informatie

Plattegrondenaantal 300
Programmaflyersaantal 300
Kraamnummerbordenaantal 12
Richtingaanwijzersaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Clipboardsaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 24

Geldzaken

Geldkistjesaantal 3
Wisselgeldbakjesaantal 4
Contant geldzakkenaantal 6

Kleding

Hesjes voor vrijwilligersaantal 20
Warme dekensaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Tips

Maak eerst een plattegrond met de kloosterruimtes, ingang, kramen, catering en toiletten. Noteer per kraam het benodigde meubilair en leg kabelroutes vast voordat je lichtsnoeren en verlengkabels aansluit.
Benader kraamhouders vroeg en stuur de verkoopvoorwaarden meteen mee. Sluit de registratie bijvoorbeeld twee weken voor de markt, zodat je de kraamindeling, stroombehoefte en eventuele dieetwensen nog kunt verwerken.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en wijs één aanspreekpunt aan voor betalingen en één voor gebouw- of veiligheidsvragen. Zo blijft er tijdens de opening altijd iemand beschikbaar voor storingen, pinvragen en bezoekersinformatie.
Test het pinapparaat, de mobiele telefoon en de betaalborden uiterlijk de dag ervoor. Regel daarnaast contant geld en wisselgeld; alleen pin aanbieden werkt niet voor iedere kraamhouder of bezoeker.
Reserveer kerstbomen, groen en verlichting niet als laatste onderdeel. Controleer vóór de opbouw of je genoeg kabelhaspels, stekkerdozen, batterijen, servies en tafelkleden hebt en houd een korte boodschappencontrole bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een klooster organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, ruimtes, vergunningen en kraamhouders. Plan de definitieve kraamindeling, vrijwilligersdiensten en catering uiterlijk twee weken voor de opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt in een klooster?: Reken minimaal op één coördinator en één vrijwilliger per belangrijke zone, zoals entree, catering en informatie. Werk met diensten van twee tot drie uur, zodat mensen niet de hele markt achter elkaar staan.
Wanneer moet je de kraamindeling en stroom regelen?: Maak de kraamindeling zodra de eerste deelnemers geregistreerd zijn en leg die uiterlijk twee weken vooraf vast. Bepaal tegelijk welke kramen stroom nodig hebben en test de kabelroutes vóór de opbouw.
Hoeveel catering moet je inkopen voor een kerstmarkt?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en de openingsduur als basis en tel geregistreerde dieetwensen apart op. Doe houdbare boodschappen eerder, maar koop verse producten pas kort voor de markt; controleer de definitieve aantallen één week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.