Checklist pour organiser un marché de Noël au monastère

Un marché de Noël dans un monastère demande plus qu’une décoration soignée : il faut coordonner les espaces, les exposants, les autorisations et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, les horaires et les zones accessibles, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et les besoins techniques. Prévoyez aussi le paiement, le catering, l’éclairage et les bénévoles avant les derniers jours. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 75 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le lieu et les espaces
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
Enregistrer les participants et les exposants
2 personnes
Établir le plan des stands
2 personnes
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Envoyer les conditions de vente aux exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les sapins de Noël et la verdure
Réserver l’éclairage et les rallonges
Réserver les stands et le mobilier
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
Créer le programme et le plan
2 personnes
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Tester le terminal de paiement et le panneau de paiement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux exposants
Vérifier le lieu et le remettre propre
2 personnes
Installer les stands et les tables
6 personnes
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Installer les lumières de Noël
4 personnes
Brancher l’alimentation et les câbles en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Marquer les stands par participant
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Aider à monter les stands
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Refroidir les boissons fraîches
2 personnes
Installer les tables de service
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables et les places assises en ordre
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Diffuser de la musique de Noël
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les stands et les tables
6 personnes
Emballer la décoration en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Clôturer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Informer les stands du règlement
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 16

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 24
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Équipement

Rallonges à enrouleurqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enceinte Bluetoothqté 2
Terminal de paiement
Téléphone mobileqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Neige artificielleqté 6
Ficelle et attachesqté 4
Crèche de Noël

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Informations

Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300
Panneaux de numéro de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylosqté 24

Gestion financière

Caisses à monnaieqté 3
Bacs à monnaieqté 4
Sacs pour espècesqté 6

Vêtements

Gilets pour bénévolesqté 20
Couvertures chaudesqté 12
Gants de travailqté 12

Conseils

Bloquez les autorisations, l’assurance et les horaires au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Un site religieux peut avoir des espaces interdits au public, des règles spécifiques et des contraintes de circulation à vérifier tôt.
Demandez aux exposants leurs besoins électriques et alimentaires dès l’inscription, idéalement 4 semaines avant l’événement. Utilisez ces réponses pour finaliser le plan des stands, les chemins de câbles et les quantités de catering.
Testez le terminal de paiement, le téléphone et le matériel audio au plus tard la veille. Prévoyez aussi de la monnaie et un point clairement identifié pour les paiements, car les visiteurs ne paient pas tous de la même manière.
Pour l’éclairage extérieur et les stands, vérifiez chaque rallonge, multiprise et lampe avant l’installation. Les guirlandes, lanternes et éclairages LED doivent être placés sans bloquer les passages ni créer de câbles accessibles au public.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une mission précise. Gardez une personne disponible pendant toute l’ouverture pour les exposants, les achats urgents et les problèmes de circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël au monastère ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les exposants et la réservation des stands ou du mobilier prennent souvent plus de temps que la décoration.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour installer les stands, les tables, les chaises, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez une heure de test avant l’ouverture pour l’électricité, le terminal de paiement et le parcours des visiteurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la coordination toutes les 2 heures, puis ajoutez une personne pour 8 à 10 stands lorsque les exposants ont besoin d’aide. Le nombre exact dépend des espaces du monastère et de la durée d’ouverture.
Quand confirmer les besoins des exposants et le catering ?: Demandez les besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription, puis clôturez les réponses 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités, ajuster le plan des stands et éviter les commandes de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.