Een sprookjesvoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je cast, crew, techniek en catering vast. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat je bezoekersaantal en catering op tijd kloppen. Plan een aparte productieronde voor teksten, cues, kostuums, rekwisieten en decor. Op de dag zelf werk je van opbouw naar test, ontvangst en voorstelling. Een laatste controle van bezoekerslijst, routebordjes, naamkaartjes en vrijwilligers voorkomt de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorstelling aanmelden
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Techniek reserveren
11
Programma afdrukken
2 personen
12
Bezoekerslijst controleren
2 personen
13
Cast en crew bevestigen
14
Teksten en cues controleren
3 personen
15
Kostuums passen
4 personen
16
Rekwisieten verzamelen
2 personen
17
Decoronderdelen controleren
2 personen
18
Routebordjes voorbereiden
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Vrijwilligers instrueren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Versproducten ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Decor inladen
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Laadruimte vrijmaken
2 personen
28
Podiumvloer controleren
2 personen
29
Decor opbouwen
4 personen
30
Achterdoek ophangen
3 personen
31
Licht installeren
2 personen
32
Geluid installeren
2 personen
33
Licht en geluid testen
3 personen
34
Publieksstoelen opstellen
4 personen
35
Ontvangsttafels opstellen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
39
Kleedkamers inrichten
2 personen
40
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
41
Registratietafel bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma's uitdelen
2 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
46
Voorstelling technisch begeleiden
3 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
50
Tweede deel begeleiden
3 personen
51
Artiesten ontvangen na afloop
2 personen
52
Nazitje serveren
3 personen
53
Publieksvragen begeleiden
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

55
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
56
Rekwisieten inpakken
3 personen
57
Decor afbreken
4 personen
58
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Voorraad terugpakken
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Kostuums reinigen en opbergen
2 personen
65
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 10
Ontvangsttafelaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Statafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 8

Decoratie

Sprookjesachterdoek
Decoratieve bomenaantal 4
Kunstbloemenaantal 30
Slingersaantal 12
LED-wandlampenaantal 8
Decoratieve lantaarnsaantal 10
Gouden sterrenaantal 40
Kunstmosaantal 6
Sprookjeskasteel
Decoratieve kroonaantal 3
Gordijnenaantal 4
Ballonnenaantal 100

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Lichtcontroller

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Dessertbordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Servetdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Theatermateriaal

Rekwisietenkistenaantal 4
Toverstafjesaantal 6
Kunstzwaardenaantal 3
Sprookjesboekenaantal 4
Handspiegelsaantal 3
Decoratieve sleutelsaantal 5
Kunstkronenaantal 6
Kunstjuwelenaantal 2
Schatkist
Kunstbloemboekettenaantal 5

Kleding

Prinsessenjurkenaantal 3
Prinsenpakkenaantal 2
Heksenmantelsaantal 2
Tovenaarsmantelsaantal 2
Kronenaantal 6
Sprookjeshoedenaantal 6
Vleugelsaantal 4
Handschoenenaantal 8
Kostuumhoezenaantal 15

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 6

Registratie

Bezoekerslijstaantal 2
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Kaartjesaantal 150
Clipboardsaantal 4
Geldkist
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Informatie

Routebordjesaantal 12
Pictogramkaartenaantal 8
Pauzebord
Programmabord

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Transport

Transportbakkenaantal 12
Steekwagensaantal 2
Spanbandenaantal 8

Tips

Reserveer techniek en podiumdelen zodra de locatie vaststaat. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons en podiumspots uiterlijk 2 uur voor de ontvangst, niet pas vlak voor aanvang.
Plan de decoropbouw in een vaste volgorde: achterdoek en grote decoronderdelen eerst, daarna bomen, bloemen, lantaarns en kleinere versiering. Houd minimaal 60 minuten over voor herstelwerk en een vrije looproute.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de voorstelling en controleer daarna de bezoekerslijst. Maak naamkaartjes en routebordjes op basis van de definitieve lijst, zodat wijzigingen aan de ontvangsttafel beperkt blijven.
Laat kostuums, rekwisieten en teksten samen controleren tijdens één doorloop. Noteer per scène de cues en leg reserve-exemplaren van belangrijke rekwisieten klaar; die worden vaak pas tijdens de repetitie gemist.
Instrueer vrijwilligers vóór de deuren openen over ontvangst, publieksstoelen, catering en nooduitgangen. Koel dranken minstens 2 uur vooraf en zet herbruikbare drinkglazen pas klaar nadat de opstelling en looproute zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sprookjesvoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine voorstelling. Reserveer de locatie, voorstelling, techniek en catering in de eerste week; plan de laatste controle van cast, teksten, kostuums en decor uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een sprookjesvoorstelling versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de voorstelling en geef aanmeldingen 10 tot 14 dagen de tijd. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling, zodat de catering het aantal en de benodigdheden kan aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een sprookjesvoorstelling?: Plan minimaal 3 uur opbouw bij een volledige set met podiumdelen, achterdoek, decor, stoelen en verlichting. Test geluid en licht daarna nog 60 minuten met de cast, inclusief teksten en cues.
Wat moet je vlak voor een sprookjesvoorstelling controleren?: Doe 30 tot 60 minuten voor ontvangst een eindronde langs bezoekerslijst, naamkaartjes, routebordjes, stoelen, microfoons, muziekspeler en catering. Controleer ook of kostuums, rekwisieten en decor per scène op hun plek liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.