Weihnachtsmarkt im Kloster organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt im Kloster braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Dekoration. Kläre zuerst Termin, Räume, Genehmigungen und Haftung, bevor du Lieferanten und Standbetreiber verbindlich einplanst. Danach folgen Standaufteilung, Stromwege, Beleuchtung, Helfereinsätze, Programm und Zahlungen. Plane außerdem genügend Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Berechnung der Cateringmengen ein. Die vollständige Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch alle 72 Aufgaben und 75 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
Location und Räume festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Versicherung und Haftung prüfen
Lieferanten und Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Teilnehmer und Standbetreiber registrieren
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
Verkaufsbedingungen an Standbetreiber senden
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Weihnachtsbäume und Grünzeug reservieren
Beleuchtung und Verlängerungskabel reservieren
Stände und Möbel reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
Wegweis- und Informationstafeln erstellen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Kartenzahlungsgerät und Zahlungsschild testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Standbetreibern letzte Informationen senden
Location kontrollieren und sauber übergeben
2 Personen
Stände und Tische aufstellen
6 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
Strom und Kabel sicher anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Stände pro Teilnehmer markieren
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standhelfer beim Aufbau unterstützen
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Kalte Getränke kühlen
2 Personen
Servicetische einrichten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische und Sitzplätze ordentlich halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
Beleuchtung kontrollieren
Weihnachtsmusik abspielen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
3 Personen

Nachbereitung

Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Stände und Tische abbauen
6 Personen
Dekoration sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Lebensmittelreste sicher entsorgen
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel abschließen
2 Personen
Standbetreiber über den Ablauf informieren
Location schlüsselfertig übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 16

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Ausstattung

KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kartenterminal
MobiltelefonAnz. 2

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 10
KunstschneeAnz. 6
Draht und BinderAnz. 4
Krippe

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Informationen

PläneAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 300
StandnummernschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 200
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 6
StifteAnz. 24

Finanzen

GeldkassettenAnz. 3
WechselgeldkassenAnz. 4
BargeldbeutelAnz. 6

Kleidung

Westen für FreiwilligeAnz. 20
Warme DeckenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Tipps

Lege Standflächen und Stromanschlüsse fest, bevor du Möbel, Beleuchtung oder Verlängerungskabel reservierst. Zeichne Kabelwege im Lageplan ein und halte Flucht- und Durchgangsbereiche frei.
Schicke Standbetreibern die Verkaufsbedingungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. So bleiben genug Tage für Rückfragen, Nachmeldungen und Änderungen an der Standaufteilung.
Teste Kartenterminal, Mobiltelefon und Zahlungsschild mindestens 2 Tage vorher. Organisiere zusätzlich Bargeld und Wechselgeld, weil bei einem Markt nicht jeder Einkauf kontaktlos bezahlt wird.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst danach. Haltbare Lebensmittel kannst du früher einkaufen; frische Mengen sollten näher am Veranstaltungstag feststehen.
Plane freiwillige Helfer in festen Schichten ein und teile Aufgaben für Aufbau, Einlass, Stände, Nachfüllen und Abbau zu. Für einen langen Markttag sind Schichten von 3 bis 4 Stunden meist besser als eine durchgehende Besetzung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Kloster planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Räumen, Genehmigungen, Versicherung und ersten Anfragen an Standbetreiber. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Verkaufsbedingungen, Einladungen und Helferplanung laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Kloster?: Plane mindestens eine Person für die Koordination, zusätzlich Helfer für Aufbau, Einlass oder Information, Standbetreuung, Nachfüllen und Abbau. Teile die Einsätze in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein, statt alle Helfer den ganzen Tag einzuplanen.
Wann sollte man Strom und Beleuchtung für den Weihnachtsmarkt festlegen?: Lege Stromanschlüsse und Kabelwege bei der Standaufteilung fest, spätestens 3 Wochen vor dem Markt. Lichterketten, LED-Lampen, Laternen, Batterien und Kabeltrommeln solltest du mindestens 1 Woche vorher prüfen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Die benötigte Summe hängt von den Preisen und der erwarteten Bargeldquote ab. Teile das Wechselgeld auf mehrere Kassen auf und lege Münzen sowie kleine Scheine spätestens am Vortag bereit; die genaue Aufteilung gehört in den Kassenplan.

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