Checklist voor een kerstmarkt in het Kasteelpark

Een kerstmarkt in een Kasteelpark vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet het park indelen, vergunningen en verzekering regelen, marktkramers vastleggen en stroom, afval en parkeren vooraf afstemmen. Ook warme dranken, soep, verlichting en bewegwijzering verdienen aandacht, zeker wanneer het vroeg donker wordt. Gebruik deze checklist om eerst de locatie en leveranciers vast te leggen en pas daarna de praktische uitvoering te plannen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Parkindeling uitwerken
2 personen
Kasteelpark reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Marktkramers benaderen
2 personen
Kraamreserveringen verwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen met verkopers afstemmen
Stroompunten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Promotie in de buurt verspreiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekersinformatie versturen
2 personen
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Weersmaatregelen klaarleggen
2 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Kassa- en betaalpunt inrichten
2 personen
Cateringstand inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
Soep op temperatuur brengen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terreinveiligheid controleren
3 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kassa bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Bewegwijzering controleren
Verlichting controleren
2 personen
Laatste ronde langs kramen
2 personen
Bezoekersuitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Catering afbreken
4 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Versiering verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies en apparatuur reinigen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Parkbeheerder opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kraamverlichtingaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kassa-tafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 18
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kersttafellopersaantal 12
Rode tafelkledenaantal 12
Decoratieve cadeaudozenaantal 10
Kerstfigurenaantal 6
Houten wegwijzersaantal 10
Kerstcadeaulintaantal 10
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Schaarsetsaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 30
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Batterijenaantal 48
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Waterdichte kabelhaspelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Kassa-apparatenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Megafoonsaantal 2
Steekwagensaantal 2
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Labelprinters

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 250
Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Soepkommenaantal 150
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffielepeltjesaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Dienbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Servettenhoudersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbrodenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Thermometeraantal 3
Waterkannenaantal 8
Voorraadkrattenaantal 20
Koelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Vloertrekkersaantal 4

Tips

Leg de parkindeling vast voordat je kramen reserveert. Plan ruimte voor bezoekersstromen, partytenten, parkeerplaatsen, afvalinzameling en kabels; zo voorkom je dat een kraam later moet worden verplaatst.
Regel vergunningen, verzekering en stroompunten ruim vóór de markt. Vraag marktkramers bij hun aanmelding meteen naar hun stroombehoefte, leveringstijd en dieetwensen voor gezamenlijke catering.
Maak de bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Zet op de plattegrond minstens de ingang, kramen, parkeerplaatsen, toiletten, afvalpunten en voorzieningen voor warme drank en soep; gebruik houten wegwijzers en verlichting op donkere routes.
Controleer verlichting en stroom buiten op veiligheid. Gebruik kabelmatten, waterdichte kabelhaspels en kraamgewichten en test lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Plan verse inkopen en koeling zo laat mogelijk, maar niet op het laatste moment. Koel dranken vooraf, bereid soep en hapjes volgens een tijdschema en controleer voorraad, boodschappen en batterijen op de dag vóór de markt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in een Kasteelpark organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, parkreservering, vergunningen en verzekering. Marktkramers en kraamreserveringen regel je daarna zo snel mogelijk, zodat je de indeling en stroomvoorziening op tijd kunt uitwerken.
Wanneer moet ik vergunningen voor een kerstmarkt aanvragen?: Vraag vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vóór de geplande marktdatum aan, tenzij de gemeente een langere termijn voorschrijft. Controleer tegelijk of de verzekering en afspraken over afvalinzameling en stroomvoorziening geregeld zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstmarkt?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw van marktkramen, partytenten, tafels, verlichting, decoratie en bewegwijzering. Tel extra tijd op als leveranciers op verschillende momenten leveren of als kabels buiten veilig moeten worden afgewerkt.
Wanneer stuur ik de definitieve bezoekersinformatie voor de kerstmarkt?: Stuur de definitieve informatie 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld openingstijden, route, parkeerindeling, plattegrond, weersadvies en eventuele wijzigingen in het programma, zodat bezoekers niet op verouderde informatie afgaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.