Checklist pour organiser un marché de Noël au château

Un marché de Noël dans un parc de château demande une préparation plus structurée qu’un simple événement en intérieur. Il faut coordonner les exposants, les livraisons, les branchements électriques, le stationnement et l’accueil des visiteurs tout en tenant compte de la météo. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à la soupe chaude et aux boissons fraîches le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Élaborer l’aménagement du parc
2 personnes
Réserver le parc du château
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Traiter les réservations de stand
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Répartir les places de parking
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Diffuser la promotion dans le quartier
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations définitives aux visiteurs
2 personnes
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer les mesures liées à la météo
2 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier la signalisation
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Dernier tour des stands
2 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Démonter le service traiteur
4 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
4 personnes
Rassembler la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Remettre au gestionnaire du parc
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Éclairage du standqté 12
Poids de standqté 24
Passe-câblesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tables de caisseqté 2
Portantsqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de table de Noëlqté 12
Nappes rougesqté 12
Boîtes cadeaux décorativesqté 10
Personnages de Noëlqté 6
Panneaux directionnels en boisqté 10
Ruban cadeau de Noëlqté 10
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lanternes LEDqté 16
Bougies LEDqté 30
Pilesqté 48
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Enrouleurs de câble étanchesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphonesqté 2
Diablesqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 6
Imprimantes d’étiquettes

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 250
Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 150
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Petites cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Plateauxqté 8
Pichets à caféqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Porte-serviettesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Pains de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Thermomètreqté 3
Carafes d’eauqté 8
Bacs de stockageqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Raclettes de solqté 4

Conseils

Bloquez la date, les horaires et le parc au moins 6 mois à l’avance. Les autorisations, l’assurance et les demandes des commerçants prennent souvent plusieurs semaines.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès leur inscription. Prévoyez ensuite les prises, rallonges, multiprises, passe-câbles et poids nécessaires avant l’installation.
Finalisez le plan du parc 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Indiquez les emplacements des stands, les accès de livraison, les toilettes, les parkings et les panneaux directionnels en bois.
Contrôlez la météo 7 jours puis 48 heures avant le marché. Ajustez les tentes, l’éclairage, les enrouleurs étanches et les vêtements de l’équipe plutôt que d’attendre le matin même.
Préparez les boissons et la nourriture la veille lorsque c’est possible : refroidissez les boissons, vérifiez les glacières, préparez les encas et prévoyez la soupe avec une marge pour le premier service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël dans un parc de château ?: Commencez idéalement 6 mois avant la date prévue. Les réservations du parc, les autorisations, l’assurance et les premiers contacts avec les commerçants doivent être lancés au plus tard 3 à 4 mois avant.
Combien de temps avant faut-il confirmer les stands du marché de Noël ?: Fixez une date limite d’inscription environ 8 semaines avant l’événement. Demandez ensuite à chaque exposant son emplacement, ses horaires de livraison, ses besoins électriques et ses éventuelles contraintes alimentaires.
Quand envoyer les informations définitives aux visiteurs ?: Envoyez-les 7 à 10 jours avant l’ouverture, puis rappelez les informations essentielles 48 heures avant. Mentionnez les horaires, l’accès, le stationnement, les possibilités de paiement et les éventuels changements liés à la météo.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la température. Gardez une réserve séparée et mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant l’ouverture.

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