Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Schlosspark
Ein Weihnachtsmarkt im Schlosspark braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Adventsnachmittag. Neben Ständen und Dekoration müssen Genehmigungen, Strom, Abfallentsorgung, Lieferungen und Besucherwege zusammenpassen. Plane zuerst Gelände, Öffnungszeiten und Zuständigkeiten, danach folgen Händler, Ausstattung und Werbung. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Wetter, frische Einkäufe, Kühlung und die letzten Besucherinformationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Parkaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Schlosspark reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Marktstände ansprechen
2 Personen
Standreservierungen bearbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferungen mit den Verkäufern abstimmen
Stromanschlüsse reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Parkplätze einteilen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Werbung in der Umgebung verteilen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherinformationen versenden
2 Personen
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Suppe vorbereiten
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Wettermaßnahmen bereitlegen
2 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufstellen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Kassen- und Zahlungsstelle einrichten
2 Personen
Cateringstand einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Suppe auf Temperatur bringen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Geländesicherheit überprüfen
3 Personen
Event
Verkäufer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Suppe und Brot servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Wegweisung kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Letzte Runde an den Ständen
2 Personen
Besucherausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Catering abbauen
4 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
4 Personen
Dekoration sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr und Geräte reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Parkverwalter übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 6
- StandbeleuchtungAnz. 12
- StandgewichteAnz. 24
- KabelmattenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- KassentischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 6
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 18
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtssterneAnz. 12
- WeihnachtstischläuferAnz. 12
- Rote TischdeckenAnz. 12
- Dekorative GeschenkboxenAnz. 10
- WeihnachtsfigurenAnz. 6
- HolzwegweiserAnz. 10
- WeihnachtsgeschenkbandAnz. 10
- SeilrollenAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 6
- Scheren-SetsAnz. 4
- PreisschildständerAnz. 30
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 18
- LED-LaternenAnz. 16
- LED-KerzenAnz. 30
- BatterienAnz. 48
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wasserdichte KabeltrommelnAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- KassensystemeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- SackkarrenAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 6
- Etikettendrucker
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 250
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 250
- SuppenschalenAnz. 150
- TellerAnz. 150
- MesserAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- MilchkännchenAnz. 6
- ZuckerschälchenAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochbroteAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- ThermometerAnz. 3
- WasserkannenAnz. 8
- VorratskistenAnz. 20
- KühlmattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- HandfegerAnz. 6
- HandtuchrollenAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 4
Tipps
- Reserviere den Schlosspark und kläre die nötigen Genehmigungen frühzeitig, bevor du Marktstände oder Verkäufer verbindlich einplanst. Prüfe außerdem, ob die Versicherung den Markt und seine Ausstattung abdeckt.
- Teile den Park in Verkaufs-, Sitz-, Wege- und Versorgungsbereiche auf. Ein Lageplan mit Holzwegweisern und Beschilderung verhindert, dass Besucher und Lieferanten am Veranstaltungstag dieselben Wege blockieren.
- Stimme mit jedem Verkäufer Lieferzeit, Strombedarf und Standplatz ab. Reserviere Stromanschlüsse und sichere Kabel mit Kabelmatten sowie wasserdichten Kabeltrommeln, bevor Lichterketten, Kaffeemaschinen oder Suppenkessel aufgebaut werden.
- Plane die Beleuchtung nicht erst beim Dekorieren: Für dunkle Wege brauchst du neben Lichterketten auch LED-Laternen, LED-Kerzen, Verlängerungskabel und ausreichend Batterien. Standgewichte gehören ebenfalls vorab auf die Ausstattungsliste, besonders bei Partyzelten.
- Prüfe die Wettervorhersage kurz vor dem Markt und verschicke danach die endgültigen Besucherinformationen. Kühlboxen, Getränke, Snacks und Suppe solltest du zeitlich getrennt vorbereiten, damit frische Produkte nicht unnötig lange ungekühlt bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Schlosspark planen?
- Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Parkreservierung, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Händler, Stromanschlüsse, Abfallentsorgung und Parkplätze sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin abgestimmt sein.
- Wie viele Weihnachtsmarktstände brauche ich für den Schlosspark?
- Das hängt von der Fläche und den erwarteten Besuchern ab; lege die Anzahl erst nach dem Parkaufteilungsplan fest. Plane zusätzlich Platz für Wege, Lieferungen, Sitzbereiche und mindestens einen klar erkennbaren Eingangsbereich ein.
- Wann soll ich Getränke und Suppe für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn und fülle Warmhaltebehälter sowie Suppenkessel erst kurz vor der Ausgabe. Frische Produkte kaufst du möglichst am selben Tag oder höchstens einen Tag vorher ein.
- Wann verschickt man die letzten Besucherinformationen?
- Sende die endgültigen Informationen 2 bis 3 Tage vor dem Weihnachtsmarkt, nachdem du die Wettervorhersage geprüft hast. Ergänze Öffnungszeiten, Lageplan, Parkhinweise und mögliche Änderungen durch das Wetter.
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