Zo organiseer je een kerstmarkt in het dorpscentrum

Begin niet met versiering of hapjes, maar met datum, locatie en toestemming. Daarna leg je de verkeersroute, stroompunten en kraamindeling vast voordat je kraamhouders en leveranciers definitief uitnodigt. Werk vervolgens naar een draaiboek met aanmeldingen, vrijwilligers, leveringen en betalingen. In de laatste week controleer je het weer, test je de kerstverlichting en tel je kassageld, bonnetjes en polsbandjes. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke route of late levering op de dag zelf problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verkeersplan uitwerken
2 personen
4
Stroompunten controleren
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Kraamindeling maken
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Leveringen bevestigen
15
Programma publiceren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
19
Kassageld klaarleggen
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Kerstverlichting testen
2 personen
25
Kramen en tenten controleren
2 personen
26
Terrein afzetten
3 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Kramen opstellen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Stroomkabels leggen
3 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Routeborden plaatsen
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Cateringkraam inrichten
4 personen
37
Warme dranken klaarmaken
3 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Kraamhouders ontvangen
2 personen
40
Kraamhouders instrueren
2 personen
41
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers welkom heten
3 personen
43
Kassa bemannen
2 personen
44
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
45
Warme dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Eetruimte schoonhouden
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Verlichting inschakelen
52
Muziek afspelen
53
Programmaonderdelen aankondigen
54
Kinderen begeleiden
3 personen
55
Voorraad aanvullen
2 personen
56
Rondgang langs kramen maken
2 personen
57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Stroom uitschakelen
2 personen
60
Kraamvoorraad inpakken
4 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Partytenten afbreken
6 personen
65
Verlichting verwijderen
4 personen
66
Terrein vegen
3 personen
67
Terrein schoon opleveren
3 personen
68
Materialen sorteren
3 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Kassageld afstorten
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Leveranciers afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Kraamzeilenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Parasolvoetenaantal 8
Kunststof bakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 8
Kerstslingersaantal 16
Kunstsneeuwaantal 6
Decoratieve sterrenaantal 12
Kerststal
Vlaggenlijnenaantal 8
Draad en bindersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Soepketelsaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Contactgrillsaantal 2
Kassakist
Pinapparaat
Speakersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Ovenwantenaantal 6
Schortenaantal 12
Handwasbakkenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd looppaden vrij en noteer per kraam hoeveel ruimte, stroom en tafels nodig zijn; een partytent of kraam zonder passende plek zorgt opbouwdag voor vertraging.
Controleer stroom niet pas bij de opbouw. Test vooraf alle lichtslingers, LED-lantaarns, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels en leg kabelmatten klaar op plekken waar bezoekers oversteken.
Plan vrijwilligers per tijdsblok en geef elke ploeg een concrete taak. Zorg dat er bij opening iemand bij de ingang, de kassa, de kraamhouders en het programma aanspreekbaar is.
Bevestig leveringen uiterlijk enkele dagen vooraf met tijdstip en losplaats. Controleer daarna voorraad, koeling en servies; herbruikbare bekers en koffiekopjes worden vaak pas gemist wanneer de eerste bezoekers arriveren.
Maak een slechtweerbesluit vóór de markt. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en leg vast wie kramen, tenten, kerstbomen en decoratie veiligstelt of verplaatst bij wind en regen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verkeersplan. Nodig kraamhouders daarna uit en sluit leveranciers, vrijwilligers en leveringen uiterlijk 2 weken voor de markt af.
Welke vergunning heb je nodig voor een kerstmarkt in een dorpscentrum?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, verkoop en afsluiting van wegen. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke markt-, evenementen- en verkeersvergunningen nodig zijn.
Hoe deel je een kerstmarkt met kramen en tenten in?: Maak eerst een plattegrond op schaal en houd doorgaans minimaal 1,5 meter vrij voor een goed beloopbaar pad. Reserveer daarnaast aparte plekken voor entree, kassa, programma, stroom, leveranciers en eventuele hulpdiensten.
Wanneer moet je de kerstverlichting en stroom testen?: Test alle verlichting, kabels en stekkerdozen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer dan ook of kabels beschermd liggen en of elk stroompunt de verwachte belasting aankan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.