Cómo organizar un mercado navideño en un centro cívico

Empieza por cerrar la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a expositores o reservar proveedores. Después, organiza las inscripciones, distribuye los puestos y define el tráfico, la electricidad y los turnos de voluntariado. La semana del evento conviene confirmar entregas, publicar el programa y revisar el tiempo. El día anterior, comprueba carpas, puestos, luces, señalización, bebidas, caja y material de acceso para no resolver imprevistos cuando ya hayan llegado los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
4
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
5
Reservar proveedores
6
Invitar a los expositores
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
12
Hacer reservas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar entregas
15
Publicar el programa
2 personas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Preparar señales de ruta
2 personas
18
Contar las pulseras y los tickets
2 personas
19
Preparar el efectivo de caja
2 personas
20
Comprobar el inventario
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Probar las luces de Navidad
2 personas
25
Comprobar puestos y carpas
2 personas
26
Cerrar el recinto
3 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Montar los puestos
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Tender cables de alimentación
3 personas
31
Colgar la iluminación
4 personas
32
Colgar la decoración
4 personas
33
Colocar señales de ruta
2 personas
34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
35
Preparar la caja
2 personas
36
Montar el puesto de catering
4 personas
37
Preparar bebidas calientes
3 personas
38
Montar aperitivos
3 personas
39
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
40
Dar instrucciones a los titulares de los puestos
2 personas
41
Realizar una ronda de seguridad
3 personas

Evento

42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Atender la caja
2 personas
44
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
45
Servir bebidas calientes
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Mantener limpia la zona de comedor
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
2 personas
51
Encender la iluminación
52
Poner música
53
Anunciar las partes del programa
54
Acompañar a los niños
3 personas
55
Reponer existencias
2 personas
56
Recorrido por los puestos
2 personas
57
Cerrar la caja
2 personas
58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

59
Cortar la electricidad
2 personas
60
Empaquetar el material del puesto
4 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
5 personas
64
Desmontar las carpas
6 personas
65
Retirar la iluminación
4 personas
66
Barrer el recinto
3 personas
67
Dejar el recinto limpio
3 personas
68
Clasificar los materiales
3 personas
69
Devolver los materiales
2 personas
70
Guardar el stock restante
2 personas
71
Ingresar el dinero de caja
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Gestionar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 8
Lonas para standcant. 12
Mantelescant. 16
Bases para sombrillascant. 8
Bandejas de plásticocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 20
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Bateríascant. 40

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Coronas navideñascant. 8
Guirnaldas de Navidadcant. 16
Nieve artificialcant. 6
Estrellas decorativascant. 12
Belén
Guirnaldascant. 8
Hilo y bridascant. 4
Decoración de mesacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 8
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 3
Ollas para sopacant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Parrillas de contactocant. 2
Caja registradora
Máquina de sellado
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Guantes de hornocant. 6
Delantalescant. 12
Lavabos portátiles para manoscant. 3
Jarras de aguacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y prepara el plan de tráfico al principio, no durante el montaje. Reserva al menos una semana para recibir respuestas y confirma por escrito qué accesos deben quedar libres.
No invites a los expositores sin tener claro cuántos puestos caben y dónde estarán las tomas eléctricas. Deja pasillos de circulación y asigna cada puesto en un plano antes de anunciar la distribución.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Ese margen permite ajustar reservas, aperitivos y la información que aparecerá en el programa.
Programa los turnos de voluntariado con horas concretas y asigna a una persona para entregas, otra para caja y otra para orientar a los visitantes. Confirma los turnos 48 horas antes para cubrir ausencias.
Haz una revisión técnica el día anterior: prueba las guirnaldas de luces, revisa cables, regletas y baterías, y comprueba carpas y puestos. Enfría las bebidas y prepara aperitivos con tiempo, pero cuenta pulseras, tickets y efectivo justo antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, los proveedores y la invitación de expositores suelen necesitar más tiempo que la decoración y el montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas al menos 7 días antes del mercado. Así puedes terminar la distribución de puestos, confirmar necesidades eléctricas y publicar un programa fiable.
¿Cuándo se debe comprobar la electricidad y la iluminación?: Haz la primera comprobación durante la planificación y una prueba completa el día anterior. Revisa cada alargador, regleta, enrollacables y punto de conexión antes de montar la decoración.
¿Cuándo hay que preparar el efectivo, las pulseras y los tickets?: Cuenta pulseras y tickets y prepara el efectivo el mismo día, entre 1 y 2 horas antes de abrir. Guarda la caja en un punto controlado y deja registrado quién la recibe.

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