Organiser un marché de Noël au centre du village

Un marché de Noël au centre du village se prépare d’abord comme un projet de circulation et d’alimentation électrique, puis comme une animation commerciale. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les exposants. Ensuite, répartissez les stands, planifiez les bénévoles et verrouillez les livraisons. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les stocks, les éclairages et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Réserver les fournisseurs
6
Inviter les exposants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la répartition des stands
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les livraisons
15
Publier le programme
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
19
Préparer la caisse
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Tester les lumières de Noël
2 personnes
25
Vérifier les stands et les tentes
2 personnes
26
Balisage du site
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Monter les stands
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Poser les câbles électriques
3 personnes
31
Installer l'éclairage
4 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Installer la caisse
2 personnes
36
Aménager le stand de restauration
4 personnes
37
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
40
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
41
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Maintenir la salle à manger propre
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Allumer l’éclairage
52
Passer de la musique
53
Annoncer les éléments du programme
54
Accompagner les enfants
3 personnes
55
Réanimer les stocks
2 personnes
56
Faire le tour des stands
2 personnes
57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Couper l’électricité
2 personnes
60
Emballer les stocks du stand
4 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
64
Démonter les tentes de fête
6 personnes
65
Retirer l'éclairage
4 personnes
66
Balayer le site
3 personnes
67
Rendre le terrain propre
3 personnes
68
Trier les matériaux
3 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Déposer la caisse
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Gérer les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Bâches de standqté 12
Nappesqté 16
Pieds de parasolqté 8
Bacs en plastiqueqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Pilesqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 8
Guirlandes de Noëlqté 16
Neige artificielleqté 6
Étoiles décorativesqté 12
Crèche de Noël
Guirlandes de fanionsqté 8
Ficelle et attachesqté 4
Décoration de tableqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 8
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Grills de contactqté 2
Caisse de caisse
Terminal de paiement
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Gants de cuisineqté 6
Tabliersqté 12
Lavabos pour les mainsqté 3
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lancez les autorisations et le plan de circulation avant les invitations : les accès des véhicules, les zones de livraison et les passages des visiteurs doivent être définis avant de répartir les stands.
Demandez aux exposants leurs besoins électriques et alimentaires au moment de l’inscription. Regroupez ensuite les stands selon leurs besoins pour éviter les rallonges trop longues et les changements de dernière minute.
Prévoyez un responsable des livraisons et un créneau précis pour chaque fournisseur. Sans ce planning, les tentes, tables et boissons arrivent souvent pendant l’installation des décorations.
Testez toutes les guirlandes lumineuses, multiprises et rallonges à enrouleur avant le montage. Ajoutez des passe-câbles et gardez des piles de rechange pour les lanternes LED et les éléments décoratifs.
La veille, comptez les bracelets, tickets, gobelets et stocks de boissons, puis préparez la caisse. Le jour même, refroidissez les boissons suffisamment tôt et gardez une personne dédiée à l’accueil des exposants et des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au village ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants et planifier les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo, les stocks et le matériel.
Quand faut-il inviter les exposants pour un marché de Noël ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires et de finaliser la répartition des stands.
Comment organiser l’électricité des stands d’un marché de Noël ?: Recueillez la puissance nécessaire de chaque exposant avant de faire le plan des stands. Testez les rallonges, multiprises et guirlandes au moins 48 heures avant, puis protégez les câbles avec des passe-câbles dans les zones de passage.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôlez la météo, les livraisons, les tentes, les stands, les tables et les chaises. Vérifiez aussi les stocks, les tickets, les bracelets, la caisse et le fonctionnement de chaque éclairage avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.