Checklist voor een kerstmarkt in de Botanische Tuin

Een kerstmarkt in een botanische tuin vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je moet terrein, vergunningen, leveranciers en kraamhouders vroeg vastleggen, terwijl verlichting, stroom en betaalmogelijkheden op locatie getest moeten worden. Werk van de buitenterreinindeling naar programma, communicatie en voorraad toe. Deze checklist bevat 81 taken en 58 spullen, zodat je per fase kunt controleren wat geregeld, besteld, getest en klaargezet is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein bevestigen
2 personen
Kraamindeling bepalen
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamhouders bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond opmaken
Bewegwijzering ontwerpen
Menukaarten ontwerpen
Sociale berichten plaatsen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Voorraadlijsten maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
Contant wisselgeld regelen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse ingrediënten koelen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Statafels plaatsen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Kraamhouders briefen
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Kassa bemannen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bewegwijzering controleren
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Lichtshow bedienen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Voorraad inventariseren
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten wegbergen
2 personen
Eindschoonmaak uitvoeren
3 personen
Leveranciers afrekenen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kunstsneeuwaantal 6
LED-kaarsenaantal 40
Decoratieve cadeaudozenaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Kerstmutsenaantal 20
Polsbandjesaantal 250

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Steekwagensaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Prijskaartstandaardsaantal 24
Portofoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de kraamindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd rekening met looproutes, zichtlijnen naar het programma en voldoende ruimte voor partytenten, marktkramen en steekwagens.
Test verlichting en stroom uiterlijk één week vooraf op de locatie. Controleer lichtsnoeren, LED-lantaarns, verlengkabels, stekkerdozen, verlenghaspels en kabelmatten samen, zodat kabels geen struikelgevaar vormen.
Bevestig leveranciers, kraamhouders en leveringen schriftelijk en maak een contactlijst met minimaal één telefoonnummer per partij. Plan de ontvangst van materialen en houdbare voorraad op een vast tijdstip.
Maak het betaalplan vóór je boodschappen doet. Regel betaalterminals, contant wisselgeld en een procedure voor storingen; wijs daarnaast per kraam aan wie betalingen controleert.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en zet ze in één overzicht voor de kraamhouders. Controleer daarna de menukaarten en warmhoudbakken, zodat aangepaste opties niet alleen mondeling bekend zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in een botanische tuin organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, terrein, vergunningen, verzekering en leveranciers. Bevestig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de markt en plan de laatste voorraad- en verlichtingstest in de week ervoor.
Hoeveel marktkramen passen op mijn kerstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare oppervlakte, kraamafmetingen en de gewenste looproutes. Maak eerst een plattegrond op schaal en laat minimaal 1,2 meter vrije loopruimte tussen rijen; controleer de definitieve indeling met de beheerder van de botanische tuin.
Wanneer moet ik de kerstverlichting testen?: Test alle verlichting uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Controleer per lichtsnoer de aansluiting, kabelmatten en beschikbare stroom, vooral wanneer koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudapparaten tegelijk worden gebruikt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger per actief verkooppunt of programmaonderdeel, plus twee personen voor ontvangst, bevoorrading en onverwachte problemen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedere vrijwilliger een starttijd, taak en telefoonnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.