Checklist pour organiser un marché de Noël au jardin botanique

Un marché de Noël dans un jardin botanique demande de coordonner le site, les exposants, les visiteurs et les contraintes techniques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au rangement. Prévoyez assez tôt les autorisations, l’assurance, les réservations et les besoins électriques. Les dernières vérifications portent surtout sur les livraisons, la signalétique, les stocks, la monnaie et l’éclairage extérieur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer l'agencement des stands
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réaliser le plan du site
Concevoir la signalétique
Concevoir les menus
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Établir les listes de stock
2 personnes
Confirmer les livraisons
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
Prévoir de la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les ingrédients frais
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer des tables hautes
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Décorer les tables de stand
4 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les tenanciers de stands
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Dernier tour de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier la signalisation
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer le programme
Gérer le spectacle lumineux
Servir le dernier tour
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les snacks et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Effectuer le nettoyage final
3 personnes
Régler les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Neige artificielleqté 6
Bougies LEDqté 40
Boîtes cadeaux décorativesqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Bonnets de Noëlqté 20
Braceletsqté 250

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Diablesqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 24
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Louchesqté 12
Thermosqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi les conditions d’assurance et les règles propres au jardin botanique.
Dessinez l’implantation des stands avant de réserver le mobilier. Gardez des passages dégagés et prévoyez l’emplacement des rallonges, multiprises et passe-câbles pour éviter les câbles dans les zones de circulation.
Confirmez les exposants et leurs besoins alimentaires au plus tard 2 semaines avant l’événement. Un tableau séparé pour les horaires d’arrivée, les prises électriques et les livraisons évite les changements de dernière minute.
Testez les guirlandes lumineuses, lanternes LED, haut-parleurs et microphone avant le montage. Faites ce test de nuit ou dans des conditions proches de l’ouverture afin de repérer les zones trop sombres.
Préparez le plan de caisse, les terminaux de paiement et la monnaie 2 à 3 jours avant. Contrôlez les stocks non périssables et confirmez chaque livraison la veille, notamment pour les boissons chaudes et le matériel de maintien au chaud.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au jardin botanique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver le mobilier et l’équipement, puis confirmer les exposants.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez les exposants environ 2 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques, leurs besoins alimentaires et les informations à afficher sur le plan du site.
Quand tester l’éclairage d’un marché de Noël extérieur ?: Effectuez un premier test 7 jours avant, puis un contrôle final le jour du montage. Vérifiez les guirlandes, lanternes, rallonges et passe-câbles dans les zones réellement utilisées par les visiteurs.
Quelle quantité de monnaie prévoir pour un marché de Noël ?: Préparez la monnaie 2 à 3 jours avant et répartissez-la par caisse. Le montant dépend du nombre de points de paiement et des prix pratiqués, mais chaque caisse doit disposer de petites coupures et de pièces dès l’ouverture.

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