Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten

Ein Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten braucht mehr als Stände und Lichterketten. Gelände, Genehmigungen, Standaufteilung, Lieferungen und Helfer müssen in einer festen Reihenfolge abgestimmt werden. Plane außerdem früh, wie Besucher bezahlen, wo Kabel sicher liegen und wer am Veranstaltungstag Nachschub holt. Diese Checkliste bündelt 81 Aufgaben und 58 benötigte Dinge – von der ersten Bestätigung des Geländes bis zu haltbaren Vorräten und dem fertigen Grundriss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände bestätigen
2 Personen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Grundriss erstellen
Beschilderung entwerfen
Speisekarten entwerfen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Vorratslisten erstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
Bargeldwechsel organisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Zutaten kühlen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Stehtische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Standtische dekorieren
4 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Standbetreiber einweisen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Wegweisung kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Programm ankündigen
Lichtshow steuern
Letzte Runde servieren
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Snacks und Getränke wegräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Bestand inventarisieren
2 Personen
Materialien einlagern
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Reste verstauen
2 Personen
Endreinigung durchführen
3 Personen
Lieferanten abrechnen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 16
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
KunstschneeAnz. 6
LED-KerzenAnz. 40
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsmützenAnz. 20
ArmbänderAnz. 250

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
PreisschildständerAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KaraffeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 20
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Gelände zuerst und kläre danach Genehmigungen, Versicherung und Lieferanten. Reservierungen für Marktstände, Partyzelte und Kaffeemaschinen solltest du mehrere Wochen vor dem Termin anfragen.
Erstelle den Grundriss nicht erst am Aufbautag. Plane Marktstände, Stehtische, Klappstühle, Kleiderständer und Laufwege so, dass Kabelmatten und Verlängerungskabel außerhalb der Besucherwege liegen.
Lege die Zahlungsabwicklung vor dem Einkauf fest: Prüfe Kartenterminals, plane ausreichend Wechselgeld und bestimme, wer Kassen öffnet, abrechnet und Bargeld sicher verwahrt.
Teste Beleuchtung und Technik spätestens am Vortag mit allen Verlängerungskabeln. Lichterketten, LED-Laternen, Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon brauchen einen Probelauf unter den tatsächlichen Bedingungen.
Erfasse Ernährungswünsche und bestätige Standbetreiber, Freiwillige und Lieferungen vor dem Veranstaltungstag. Teile die Helfer in Schichten ein und stelle haltbare Vorräte sowie Sackkarren für den Transport bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Lieferanten. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standaufteilung, Programm, Einladungen und Freiwilligeneinteilung feststehen.
Wie plane ich die Stände bei einem Weihnachtsmarkt im Botanischen Garten?: Erstelle spätestens 3 bis 4 Wochen vorher einen maßstäblichen Grundriss. Berücksichtige Marktstände, Partyzelte, Laufwege, Stromanschlüsse, Beleuchtung sowie Bereiche für Kaffee, warme Speisen und Kassen.
Wann sollte ich die Beleuchtung und Technik testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals alle Anschlüsse. Teste Lichterketten, LED-Laternen, Lautsprecher, Mikrofon und Kartenterminals mit den vorgesehenen Kabeln.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für den Weihnachtsmarkt?: Lege die Menge anhand der erwarteten Barzahlungen und des durchschnittlichen Verkaufspreises fest; für einen kleinen Markt sind 100 bis 200 Euro in gemischten Scheinen und Münzen ein brauchbarer Startpunkt. Teile das Wechselgeld auf mehrere Kassen auf und dokumentiere jede Ausgabe.

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