Kerstmarkt organiseren: checklist en planning
Een kerstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, terrein en vergunningen, daarna kraamhouders, voorzieningen en bezoekersinformatie. Plan stroom, verlichting en tentgewichten ruim vóór de opbouw; problemen daarmee los je op de dag zelf nauwelijks nog op. Bereken catering per verkoopmoment en leg betaalwijzen, prijzen en contant geld vooraf vast. Deze checklist helpt je de 76 taken en 57 benodigde spullen op tijd te verdelen, van eerste bevestiging tot het uitladen van de kraampjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijden bevestigen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Leveranciers voor kraampjes boeken
Verlichting en stroom testen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkoopassortiment bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Voorraadbestellingen plaatsen
Contant geld bestellen
Betaalwijze en prijzen bepalen
2 personen
Plattegrond van markt maken
2 personen
Kraamhouders informeren
Weersvoorspelling controleren
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Kraampjes uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders naar plek wijzen
2 personen
Verkooptafels aankleden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Warme hapjes voorbereiden
3 personen
Glühwein verwarmen
2 personen
Chocolademelk verwarmen
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers welkom heten
3 personen
Kraampjes bemannen
8 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Glühwein serveren
2 personen
Chocolademelk serveren
2 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Stroomvoorziening controleren
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Verkoop afsluiten
4 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Kassa's afsluiten
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Stroomkabels oprollen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbouwen
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 8
- Klaptafelsaantal 16
- Statafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Tafelkleedjesaantal 20
- Tentgewichtenaantal 32
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Glühweinbekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Soepkommenaantal 100
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Warmhoudketelsaantal 4
- Glühweinpottenaantal 3
- Soepketelsaantal 2
- Wafelijzersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 3
- Kassa'saantal 3
- Handlampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Pollepelsaantal 8
- Tangenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 20
- Thermoskannenaantal 6
- Flessenopenersaantal 6
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 8
- Kerstfigurenaantal 12
- Rode tafellopersaantal 16
- Kerstmanpak
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 20
- Ledlampenaantal 16
- Lichtnettenaantal 8
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
Catering
- Menubordenaantal 8
- Prijskaartjesaantal 80
- Kassabonnenrollenaantal 12
- Geldkistjesaantal 3
- Servettenhoudersaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
Tips
- Controleer uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf welke vergunningen nodig zijn en leg vast wie de aanvraag opvolgt. Neem daarbij openingstijden, terreinindeling en stroomvoorziening mee.
- Registreer kraamhouders zodra ze hun deelname bevestigen en stuur de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld per kraam de plek, aankomsttijd, laadroute en beschikbare stroom.
- Test verlichting, verlengsnoeren, betaalterminals, kassa's en warmhoudapparatuur minstens 1 dag vooraf. Controleer op locatie ook of elke partytent met tentgewichten kan worden vastgezet.
- Maak de cateringberekening per product en per verkoopuur, niet alleen per bezoeker. Leg versproducten apart klaar om op te halen, koel dranken tijdig en controleer dieetwensen vóór je bestelt.
- Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten: eerst terrein afzetten en stroom testen, daarna tenten en tafels plaatsen en pas dan kraampjes uitladen. Houd handlampen, betaalmiddelen en een kleine reservevoorraad direct beschikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Plan kraamhouders, catering en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de markt; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, voorraad en weerscontrole.
- Hoeveel kraampjes heb ik nodig voor een kerstmarkt?
- Dat hangt af van het terrein en de verwachte bezoekersstroom, maar maak eerst een plattegrond met loopruimte, eet- en drinkpunten en doorgangen. Reserveer per kraam minimaal de afgesproken kraamruimte plus ruimte voor laden en lossen, en bevestig de indeling 1 week vooraf.
- Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een kerstmarkt?
- Bereken per product hoeveel bezoekers je per verkoopuur verwacht en voeg doorgaans 10 tot 15 procent reserve toe voor populaire artikelen. Controleer dieetwensen vóór de bestelling en koel dranken en versproducten pas zo laat mogelijk om kwaliteitsverlies te voorkomen.
- Wanneer moet ik de stroom en verlichting van een kerstmarkt testen?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal op de opbouwdag zodra tenten en kramen staan. Controleer dan ook betaalterminals, koffiezetapparaten, glühweinpotten, soepketels en warmhoudketels afzonderlijk.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!