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Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur dekorierte Stände und Glühwein. Genehmigungen, Strom, Standbetreiber, Helfer, Waren und Bezahlmöglichkeiten müssen in einer festen Reihenfolge geklärt werden. Plane außerdem genug Zeit für Registrierung, Anmeldungen und Ernährungswünsche ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Benötigte Genehmigungen beantragen

  • Veranstaltungsstände buchen

  • Beleuchtung und Strom testen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkaufssortiment festlegen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Vorratsbestellungen aufgeben

  • Bargeld bestellen

  • Zahlungsweise und Preise festlegen

    2 Personen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Stände ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stromkabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Standbetreiber zum Platz weisen

    2 Personen

  • Verkaufstische dekorieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Warme Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Glühwein erhitzen

    2 Personen

  • Kakaomilch erhitzen

    2 Personen

  • Kassen einrichten

    2 Personen

  • Wechselgeld bereitlegen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Stände betreuen

    8 Personen

  • Eingang und Information besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Glühwein ausschenken

    2 Personen

  • Kakaogetränke servieren

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stromversorgung überprüfen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Verkauf abschließen

    4 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Stromkabel aufrollen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • KlappischeAnz. 16
  • StehtischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 20
  • ZeltgewichteAnz. 32

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • GlühweintassenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • TablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • GlühweintöpfeAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 2
  • WaffeleisenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenAnz. 3
  • HandlampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KellenAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • AluminiumschalenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 6

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • Rote TischläuferAnz. 16
  • Weihnachtsmannkostüm

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 20
  • LED-LampenAnz. 16
  • LichtnetzeAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20

Catering

  • MenükartenAnz. 8
  • PreisschilderAnz. 80
  • KassenbonrollenAnz. 12
  • GeldkassettenAnz. 3
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • VerkehrskegelAnz. 12

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Gelände frühzeitig, bevor du Stände buchst. Prüfe mindestens 4 Wochen vor dem Markt, ob Zufahrten, Stromanschlüsse, Beleuchtung und Absperrungen tatsächlich nutzbar sind.
  • Registriere die Standbetreiber nicht erst beim Aufbau. Bitte um verbindliche Angaben zu Sortiment, benötigtem Platz und Strombedarf und verschicke den finalen Marktplan spätestens 7 Tage vorher.
  • Berechne Essen und Getränke getrennt nach Verkaufsstelle. Plane für Glühwein, Kaffee und warme Speisen zusätzliche Reserve ein und bestelle haltbare Vorräte früher als frische Produkte.
  • Lege Preise und Zahlungsarten vor dem Einkauf fest. Teste Kartenterminals, Kassen und Wechselgeld mindestens 1 Tag vorher; bestelle Bargeld nicht erst am Veranstaltungsmorgen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vor Beginn und passe den Aufbau an. Zelte brauchen passende Gewichte, Beleuchtung braucht getestete Stromversorgung und Helfer sollten feste Schichten mit Übergabezeiten erhalten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Standbuchungen und Strom- oder Zeltbedarf können mehrere Wochen dauern; die Helfer- und Warenplanung sollte spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt an Ausstattung?
Für die Grundausstattung brauchst du unter anderem Zelte, Tische, Stehtische, Stühle, Zeltgewichte, Beleuchtung, Stromversorgung, Kassen und Kartenterminals. Für die Ausgabe kommen Becher, Glühweintassen, Teller, Schalen, Besteck und Servierutensilien hinzu.
Wie viel Glühwein braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
Rechne zunächst mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern pro erwarteter Besucherin oder Besucher, abhängig von Dauer und Angebot. Bestelle haltbare Getränke mit Reserve, kühle sie rechtzeitig und plane zusätzliche Becher sowie Glühweintöpfe ein.
Wann sollte der Marktplan an die Standbetreiber gehen?
Schicke den verbindlichen Marktplan spätestens 7 Tage vor dem Weihnachtsmarkt. Darin sollten Standplatz, Anlieferzeit, Zufahrt, Strombedarf und Ansprechpartner stehen; am Veranstaltungstag selbst sollten die Stände mindestens 2 Stunden vor Beginn ausgeladen werden.

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