Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël demande une coordination précise entre les exposants, les stands, la restauration et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, les horaires et le lieu, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et le plan du marché. Dans les derniers jours, vérifiez l’électricité, l’éclairage, la météo, les stocks et les besoins alimentaires. Cette checklist regroupe les 76 tâches et les 57 fournitures à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Réserver les fournisseurs pour les stands
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir l'assortiment de vente
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Passer les commandes de stock
Commander de l’argent liquide
Définir le mode de paiement et les prix
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Informer les exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
Décorer les tables de vente
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer des bouchées chaudes
3 personnes
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
Réchauffer le chocolat chaud
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir du vin chaud
2 personnes
Servir le lait chocolaté
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l’alimentation électrique
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Clôturer les ventes
4 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 16
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Lests de tenteqté 32

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à vin chaudqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 4
Pots à vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 2
Gaufriersqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 20
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de table rougesqté 16
Costume de Père Noël

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20

Catering

Panneaux de menuqté 8
Étiquettes de prixqté 80
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Caisses à monnaieqté 3
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Conseils

Réservez les tentes, tables et fournisseurs plusieurs semaines à l’avance : les stands et le matériel disponibles partent souvent avant la communication au public.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription des exposants et des bénévoles. Prévoyez ensuite les quantités de soupe, de vin chaud, de café et de gaufres à partir du nombre confirmé de personnes.
Testez l’alimentation électrique et l’éclairage avant le jour J, en branchant notamment les machines à café, bains-marie, pots à vin chaud et gaufriers. Gardez des lampes de poche accessibles pour l’installation et la fermeture.
Ne laissez pas les paiements pour le dernier jour : définissez les prix, commandez la monnaie et testez les terminaux au moins 48 heures avant l’ouverture.
Faites le balisage du site et le plan des stands avant l’arrivée des exposants. Le jour J, prévoyez une zone de déchargement clairement identifiée afin d’éviter les croisements pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs, les exposants et la location des tentes doivent être confirmés avant de lancer les invitations.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription, puis recueillez leurs besoins en électricité, mobilier, alimentation et emplacement.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Commandez les boissons et les produits non périssables environ 7 jours avant. Achetez ou récupérez les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant l’ouverture, puis refroidissez les boissons à temps.
Que vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez la météo, l’éclairage, l’électricité, le plan des stands, les paiements, la monnaie et les stocks. Préparez aussi le balisage et regroupez le matériel nécessaire au déchargement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.