Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos
Un Mercado de Navidad necesita coordinación mucho antes de montar las primeras carpas. Empieza fijando fecha, horario y distribución; después confirma puestos, expositores, proveedores y voluntarios. Durante la última semana tendrás que cerrar reservas, revisar el tiempo, preparar acreditaciones, señalización, pagos y existencias. El día del mercado, deja margen para montar mesas, iluminación y equipos de bebidas antes de abrir al público. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que nada esencial quede para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la distribución de los puestos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Coordinar las entregas con los proveedores
Confirmar las reservas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Imprimir lista de contactos
Preparar acreditaciones
Imprimir plano y señalización
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Montar puestos y carpas
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
Dejar montar a los puestos
6 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
3 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la iluminación
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Hacer que los expositores desmonten el puesto
6 personas
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar neveras portátiles y equipos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cajacant. 2
- Cajas de almacenajecant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Mantener calientecant. 4
- Calentadores de vino calientecant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Termoscant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Tazas para vino calientecant. 150
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 180
- Cuencoscant. 80
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Cucharones para sopacant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejascant. 10
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Coronas navideñascant. 8
- Caminos de mesa navideñoscant. 16
- Figuras navideñascant. 12
- Cajones de maderacant. 20
- Manteles de telacant. 16
- Pizarrascant. 14
- Carteles de aceracant. 6
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 14
Catering
- Cajas térmicas de transportecant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cestas de pancant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 6
- Paños de limpiezacant. 30
- Escobas de manocant. 4
- Escobillas de bañocant. 3
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Linternascant. 6
- Extintorescant. 4
Administración
- Credencialescant. 40
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Rollos de reciboscant. 12
- Bandejas para cambiocant. 2
- Pulserascant. 200
Señalización
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Números de puestocant. 14
- Carteles de residuoscant. 10
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el plano del recinto antes de contactar a los puestos. Envía a cada expositor su ubicación definitiva con al menos 7 días de antelación para evitar cambios durante el montaje.
- Confirma proveedores y entregas entre 3 y 5 días antes. Comprueba por separado los productos frescos, las existencias no perecederas y el material de servicio, porque una reposición el mismo día puede llegar demasiado tarde.
- Prepara un horario de voluntarios con turnos de 2 a 3 horas y entrega una lista impresa de contactos. Incluye quién recibe a los expositores, quién supervisa las cajas y quién se encarga del cierre del recinto.
- Revisa la iluminación y la electricidad antes de montar: las guirnaldas, lámparas LED, linternas, alargadores y regletas deben estar disponibles antes de abrir las carpas. Mantén los cables fuera de las zonas de paso y deja accesibles las cajas de almacenaje.
- Reserva la última hora antes de la apertura para montar mesas, puestos y equipos de bebidas. Prepara con antelación el efectivo y el cambio, los datáfonos, las tazas, vasos, platos y cubiertos; son elementos fáciles de olvidar cuando el montaje se retrasa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes, especialmente si participan varios expositores. La distribución de puestos, las invitaciones y las inscripciones deberían estar cerradas al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores del Mercado de Navidad?
- Confirma la participación y recoge las preferencias dietéticas entre 10 y 14 días antes. Envía el plano del recinto, el horario y las instrucciones de llegada durante la semana previa.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un Mercado de Navidad?
- Calcula al menos 3 horas para montar carpas, puestos, mesas, iluminación y equipos. Añade 30 minutos para revisar pagos, señalización, bebidas y productos antes de recibir al público.
- ¿Qué hay que preparar el día antes del Mercado de Navidad?
- El día anterior deja listas las acreditaciones, el plano, la señalización, la lista de contactos, el efectivo y el cambio. También clasifica la decoración, las existencias no perecederas y el material de servicio para reducir el montaje del día del evento.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!