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Weihnachtsmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht früh eine klare Struktur, weil Standbetreiber, Lieferungen und Helfer voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Geländeaufteilung und Anmeldefristen fest. Danach folgen Standplanung, Reservierungen, Einkauf und die Abstimmung mit Lieferanten. In den letzten Tagen zählen Wetterkontrolle, Beschilderung, Bargeld, Beleuchtung und ein genauer Aufbauplan. So stehen Zelte, Marktstände, Tische und Kassen rechtzeitig bereit, statt am Veranstaltungstag improvisiert zu werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Location und Geländeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber registrieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen mit Lieferanten abstimmen

  • Reservierungen bestätigen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Lageplan und Beschilderung drucken

  • Bargeld und Wechselgeld organisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Stände und Zelte bereitstellen

    4 Personen

  • Gelände absperren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Sitzplätze aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zum Platz begleiten

    3 Personen

  • Standbetreiber aufbauen lassen

    6 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Eröffnungscheck durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    3 Personen

  • Glühwein ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber beim Abbau unterstützen

    6 Personen

  • Vorräte sicher verstauen

    3 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen und Geräte reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 14
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 8
  • KassentischeAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • GlühweinwärmerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • GlühweintassenAnz. 150
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 180
  • SchälchenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • SuppenkellenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • TablettsAnz. 10

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtstischläuferAnz. 16
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • HolzkistenAnz. 20
  • StofftischdeckenAnz. 16
  • KreidetafelnAnz. 14
  • AufstellerAnz. 6
  • NamenskartenständerAnz. 14

Catering

  • ThermotransportboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • VorratsboxenAnz. 16

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandfegerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

  • Rutschfeste MattenAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6
  • FeuerlöscherAnz. 4

Verwaltung

  • NamensschilderAnz. 40
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KassenbonrollenAnz. 12
  • WechselgeldkassenAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 200

Beschilderung

  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • StandnummernAnz. 14
  • AbfallschilderAnz. 10

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Öffnungszeiten und Anmeldefrist mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Standbetreiber zu kontaktieren, Anmeldungen zu bearbeiten und die Standaufteilung zu veröffentlichen.
  • Plane die Standflächen mit Strom- und Laufwegen, bevor du Zelte und Marktstände bestellst. Markiere außerdem Kassen, Lagerboxen und Bereiche für Lieferungen im Lageplan.
  • Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher und drucke die Kontaktliste aus. Weise für Aufbau, Kassen, Nachschub und Abbau jeweils eine verantwortliche Person ein.
  • Prüfe 24 bis 48 Stunden vorher die Wettervorhersage und entscheide, wo zusätzliche Beleuchtung, Batterielaternen oder Verlängerungskabel gebraucht werden. Bei frühem Sonnenuntergang sollte jeder Stand eine eigene Lichtquelle haben.
  • Sortiere frische Produkte, Geschirr, Thermoskannen und Wechselgeld am Vortag nach Stand. Kontrolliere Kassenboxen, Kartenlesegeräte, Glühweinwärmer und Kaffeemaschinen vor dem Aufbau, nicht erst zur Öffnungszeit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten, Geländeplanung und der Suche nach Standbetreibern. Die Standaufteilung und Helferplanung sollten spätestens 1 bis 2 Wochen vorher feststehen.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarktstand?
Für einen Stand brauchst du je nach Angebot einen Marktstand oder ein Partyzelt, Tische, Beleuchtung, Kassenlösung sowie passende Tassen, Gläser, Teller oder Schälchen. Prüfe außerdem Strom, Verlängerungskabel, Lagerboxen und die benötigte Kühl- oder Warmhalteeinrichtung.
Wann sollte man die Weihnachtsmarkt-Lieferungen abstimmen?
Stimme Lieferzeiten spätestens 7 Tage vorher mit allen Lieferanten ab und bestätige sie nochmals 24 bis 48 Stunden vor dem Aufbau. Lege im Lageplan fest, wo Fahrzeuge entladen können, damit Lieferungen nicht die Besucherwege blockieren.
Wie plant man den Aufbau eines Weihnachtsmarkts?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Geländeabsperrung, Zelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung und Kassen ein. Beginne mit den großen Aufbauten und Stromwegen, danach folgen Dekoration, Waren, Geschirr und die Beschilderung.

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